Kasutajajuhend seletab lahti kuidas korteriyhistu.net-i on kõige parem kasutada.
Tere, korteriyhistu.net kasutaja!
Lehelt www.korteriyhistu.net avaneb Sulle kõige esmane programmi tutvustus. Enne kui asud
tutvuma kasutusjuhendiga, loe kindlasti läbi visioon. Seejärel saad programmi olemusest ja
mõttest paremini aru ja oskad hinnata, millist kasu võib sellest olla just Sinu ühistule.
Kui Sa pärast visiooniga tutvumist oled siin – siis oled täpselt õiges kohas. Hindame Sinu
aega ja alustame. Programm juhib Sind kogu protsessi vältel abistavate tekstidega nii, et
eksimisvõimalust pole. Liigud leheküljelt leheküljele, täidad kõik väljad ja salvestad andmed.
Sa ei eksi kuhugi. Programm ise hoolitseb selle eest, et püsiksid rajal.
Käesolevas kasutajajuhendis toodud infost leiad enamuse juhistena ka ekraanilt programmiga
töötades. Kui teed midagi valesti, antakse sellest Sulle kohe teada, et saaksid viga parandada.
Sa saad sellega kindlasti hakkama. Kui peaksidki hätta jääma, on võimalik täiendavalt abi
saada programmimeeskonnalt.
Julget jätkamist!
Enne esmakordset programmiga töö alustamist ja selle võimalustega tutvumist, pead kasutajaks registreeruma. Seejärel on edaspidi võimalik infosüsteemi siseneda isikukoodi ja parooli (ise valitav) abil. Programmi avalehe paremast ülaservast leiad lingi Registreeru kasutajaks.
Avanevas aknas pakutakse Sulle erinevaid võimalusi registreerumiseks. Registreeruda saab ID-kaardi või internetipanga vahendusel. ID-kaardiga sisenemiseks peab Sinu arvutis olema ID-kaardi lugeja ning pead sisestama oma ID-kaardi PIN 1-koodi.
Internetipanga kaudu sisenemisel läheb, nagu ikka, vaja personaalset koodikaarti ning pank küsib Sinult, kas oled nõus, et Sinu andmed saadetakse edasi kaupmehele. Antud juhul on „kaupmeheks” ehk teenusepakkujaks korteriyhistu.net infosüsteemi arendav ja haldav firma OÜ Tarkvaralabor.
Esmakordsel internetipanga kaudu või ID-kaardiga sisenemisel luuakse korteriyhistu.net süsteemis Sulle kasutajakonto ning saad endale valida sobiva parooli, mis võimaldab järgmistel kordadel süsteemi siseneda isikukoodi ja parooliga. Kui peaksid hiljem parooli unustama, siis pead sisenema uuesti ID-kaardiga või läbi internetipanga ning saad määrata uue parooli. Pärast parooli sisestamist palutakse sisestada Sinu kontaktandmed.
NB! Kui märgid linnukese „muuda ka kõikides ühistutes”, muudetakse andmed ka eelnevalt
Sinuga seotud ühistutes.
Seejärel avaneb aken, kus näidatakse kõiki ühistuid, mille andmed on sisestatud ja mille liige Sa oled. Tavakasutaja (nt korteriomanik või majaelanik, kellel pole õigust andmeid muuta) näeb tema isikuga seotud ühistu(te) sh üüriarvestus ning korteri(te) andmeid.
Kontaktandmeid ja parooli saad edaspidi muuta menüüst Seaded. Seal saad ka kustutada enda kasutajakonto, soovid pärast kasutajaks registreerumist oma andmed kustutada.
NB! Juhul kui pärast sisselogimist pole Sinuga seotud ühtegi ühistut ega korterit, siis veendu, et Sinu ühistu on liitunud korteriyhistu.net süsteemiga ja Sinu isikukood on korrektselt korteriomaniku andmetesse sisestatud.
Kui Sinu ühistu pole korteriyhistu.net süsteemiga liitunud, siis pead sisestama ühistu andmed, klõpsates avalehel nupule Uus ühistu.
Sisesta nimi ja vali haldusvorm. Ühistu puhul sisesta ülejäänud väljadesse ühistu andmed, ühisuse puhul valitseja omad.
Pangakonto(de) sisestamisel genereeritakse automaatselt panga nimi kõigi Eestis tegutsevate pankade kontonumbri põhjal.
Lisaks kontaktandmetele saad lisada ühistu logo. Kõiki neid andmeid kasutatakse arvete genereerimisel. Korteriomanikele teadete ja arvete saatmiseks e-mailiga on vajalik ka meiliaadress.
Andmete salvestamiseks vajuta nupule Salvesta. Nüüd on Sinu ühistu registreeritud. Programm võimaldab ühe ühistu alla sisestada mitu maja.
NB! Ühistu andmete salvestamise järgselt kuvatakse maja andmete sisestamise alaleht.
NB! Kui Sul on mitu ühistut, toimi nendega täpselt samamoodi. Menüüriba all näed valikukasti, mille abil avanevad kõik Sinu ühistud. Kõiki andmeid saad vajadusel muuta või kustutada.
Raamatupidamis- või haldusfirma esindajana saad uue objekti lisamisel valida tüübiks haldusfirma ja sisestada firma andmed, klõpsates avalehel nupule Uus haldusfirma.
Üldandmete vormil saad sisestada firma nime ja muud andmed. Hiljem objektide sisestamisel saad need seostada haldusfirmaga.
Objektide seostamine haldusfirmaga võimaldab teha kokkuvõtteid seotud objektide kohta. Samuti on võimalik ühise pangakontode korral importida kõikidele objektidele laekumised ja otsekorraldused korraga. Lisaks on võimalik haldusfirma menüüs anda ametnikele ligipääs kõigile seotud objektidele.
Oma ühistusse kuuluvaid maju näed avades menüüst Minu ühistu alalehe Majad. Uue maja andmete sisestamiseks vajuta nuppu Uus maja ja sisesta ning salvesta maja andmed. Maja andmete sisestamise järel pakub programm võimalust sisestada korterite andmed.
Ühistus võib olla mitu maja.
Korterite andmeid on võimalik sisestada ükshaaval või importida CSV formaadis salvestatud failist. CSV faili saab lihtsalt salvestada tabelarvutusprogrammis nt Excel või OpenOffice.
Korteri andmete sisestamise alalehel on kohustuslikult täidetavad väljad korteri nr ja omaniku nimi näidatud tärniga. Igale korterile saab lisada vajalikud andmed: trepikoda, korrus, üldpind, köetav pind, arvestuslik pind, elanike arv, viitenumber.
Lisaväljadena on võimalik täiendavalt märkida: häälte arv, osamaksu suurus, osamaksu tasumise aeg, parklakoha nr, auto nr. Väljade sisse ja välja lülitamiseks tuleb Korterid vaates klõpsata nupule lisaväljad. Aktiivseid välju on võimalik kasutada kulude jaotamisel arvestuse alusena.
Igale korterile on võimalik lisada märkus, mida näidatakse osaluste ja näitude muutmisel (kuvatakse kollase ikoonina korteriomaniku nime taga). Hiire kursoriga ikoonile minemisel näidatakse märkust, klõpsates saad märkust muuta või seda sisestada.
NB! Pärast korterite andmete sisestamist kuvatakse maja nime all ühel lehel kõikide selle maja korterite üldandmed. Ühele majale saad lisada niipalju kortereid kui neid on märgitud maja andmetesse. Vajadusel pead täiendava korteri sisestamiseks suurendama maja korterite arvu. Programm hoiatab Sind, kui oled unustanud mõne korteri andmed sisestamata.
NB! Korterite andmete sisestamise järel soovitatakse genereerida viitenumbrid, mis hõlbustavad hilisemat üüriarvestust, kuna võimaldavad mugavalt seostada laekumisi imporditud pangafailist ja eksportida otsekorraldusi. Viitenumbrite genereerimiseks vajuta nupule Genereeri viitenumbrid.
Kui pead sisestama korterid ükshaaval, vali menüüst Minu ühistu -> Korterid ja vajuta nupule Uus korter, sisesta ning salvesta ükshaaval korterite andmed.
Korterite andmete ükshaaval sisestamine võib tunduda aeganõudev, kuid on programmiga töö alustamiseks möödapääsmatult vajalik tegevus.
Korterite sisestamisel pead lisama ka selle omaniku andmed, kes hakkab arveid saama. Ülejäänud omanikud saad sisestada hiljem üksiku korteri vaatest või menüüst Omanikud.
Korterite andmete importimine on võimalik CSV formaadis salvestatud failist (nt MS Excelist). Importimiseks vali „impordin korterid failist”. Imporditava faili esimesel real võiksid olla väljade nimed (nn päiserida). Kõiki (puuduvaid) andmeid saab hiljem sisestada käsitsi. Imporditavas failis peavad kindlasti sisalduma korteri number ja omaniku nimi. Lisaks võivad seal olla veerud: trepikoda, korrus, üldpind, köetav pind, arvestuslik pind, elanike arv, omaniku isikukood (lihtsustab õiguste andmist), omaniku kontaktid (e-mail, telefon, mobiil), korteri viitenumber (lihtsustab maksete seostamist korteriga – võimalik hiljem genereerida).
Exceli faili salvestamiseks CSV formaadis pead avama oma faili Excelis, valima File menüüst Save as, avanevas aknas valima faili tüübiks CSV (comma separated) ja vajuta Save, Excel hoiatab, et fail hakkab sisaldama ainult aktiivse lehe andmeid, vajuta OK, Excel hoiatab veelkord, et CSV faili ei salvestata vormistust ega valemeid, vajuta Yes.
Faili importimiseks vajuta nuppu Browse ning näita programmile oma faili asukoht. Kui salvestasid faili Excelist, siis näita äsja salvestatud CSV faili asukoht. Faili laadimiseks vajuta nupule Lae fail. Seejärel vali mis väljad sinu failis olemas on ja seosta õige info (nt esimesel real Korteri nr vali kastist vastav salvestatud failis olev veerg). Ära muretse puuduvate väljade pärast, need saad sisestada hiljem käsitsi. Väljade nimekirja all asuvate nuppudega saad liikuda faili ridade vahel, et kontrollida kas said ikka õiged väljad valitud. Kui oled väljad seostanud, siis vajuta nupule Seosta väljad ja kontrolli sisestatud andmed üle ja vajadusel sisesta puuduvad. Vajutades nuppu Salvesta imporditakse ainult need read, millel on linnuke (esimeses) veerus nimega Impordi korteriyhistu.net süsteemi.
Korterite andmeid saad muuta klõpsates menüü Üldandmed vaates Korterid korteriomaniku nimel. Kui soovid kõikide korterite andmeid korraga muuta, vali Muuda kõiki, misjärel avaneb vorm kõikide korterite andmete korraga muutmiseks.
Üksiku korteri vaates näed kõiki korteriga seotud isikuid. Korteriga saab isik olla seotud kas omaniku või elanikuna. Korteril võib olla mitu omanikku ja elanikku. Iga isiku real on isiku andmete muutmiseks nupp Muuda. Samas on ka nupp Lõpeta, mis võimaldab lõpetada isiku seose korteriga soovitud kuupäevast.
Üks korteriomanikest peab olema põhiomanik. Tema nimele ja aadressile vormistatakse arve. E-mailile saab korteri arve tellida iga korteriga seotud omanik ja elanik.
Korteriomaniku vahetumisel või lisandumisel pead klõpsama nupule Uus omanik.
Üleliigse korteri, mis on eelnevalt osalenud kulude jaotuses ja mida ei saa seetõttu kustutada, saab märkida mitteaktiivseks.
Korteri muutmise vormil või Vaates Korterid nupult "Muuda kõiki" avanevas tabelis oleva linnukese eemaldamisega valikust Aktiivne saab muuta korteri mitteaktiivseks. Mitteaktiivset korterit ei näidata üldandmetes ja see ei osale kulude jaotamises. Mitteaktiivne korter kajastub saldode vaates, kui saldo on nullist erinev. Vajadusel saab muuta korteri taas aktiivseks.
Korterid saavad kuuluda korterite gruppidesse. Korteri gruppide määramine võimaldab hiljem soovitud tunnuste alusel grupeerida ja vaadata vahesummasid gruppide kaupa. Andmeid saab grupeerituna vaadata kulude jaotuse risttabelis, arvete nimekirjas, laekumiste nimekirjas ja saldode nimekirjas, tulevikus aga kõikidel vormidel. Grupeerimiseks tuleb klõpsata tabeli päises vastava välja järel oleval ikoonil.
Korterite gruppide kirjeldamiseks tuleb korterite vormil vajutada nupule "Korterite grupid". Pärast seda saab korteri andmetes valida iga korteri puhul, millisesse gruppi ta kuulub. Kõige mugavam on seda teha vajutades korterite vormil nupule "Muuda kõiki".
Üha rohkem inimesi soovib tänapäeval saada arveid elektrooniliselt. Arve e-mailiga saamiseks tuleb isiku andmete või tema omaniku või elaniku seose muutmise vormil märkida linnuke valikusse Soovib saada arvet e-mailiga ja sisestada e-maili aadress (vt lähemalt arve saatmine e-mailiga).
Alati on kõigil kasutajatel võimalus vaadata oma korteriga seotud arvet otse veebist. Kui paberarve on kadunud, siis korteriyhistu.net süsteemis on see endiselt olemas ja igast internetiühendusega arvutist kättesaadav. Näiteks pole võlgnikel enam võimalik väita, et pole arvet kätte saanud või on selle kuhugi ära kaotanud.
Uue omaniku saad sisestada menüüst Minu ühistu -> Korterid, klõpsates korteril ja/või vajutades nupule Uus omanik.
Korteril võib olla mitu omanikku, kuid üks neist peab olema põhiomanik, kelle nimele ja aadressile vormistatakse arved. Teised omanikud saavad olla kaasomanikud.
Kui korter vahetab omanikku, siis pead lisama uue omaniku. Ühtlasi saad registreerida varem korteriga seotud isikud automaatselt korterist välja. Sinu andmebaasi jäävad kõik isikud alles. Väljaregistreerimisega lõpetatakse isikute omaniku ja elaniku seosed korteriga.
Uue omaniku andmete sisestamisel saad märkida valikud:
NB! Korterile ligipääsu andmiseks pead sisestama isikukoodi. Korteriomanik saab ligipääsu korteriomaniku õigustes. Õiguste kohta loe lähemalt alalõigust rollid ja õigused.
NB! Isikutega seotud menüüdes (Omanikud, Elanikud, Ametnikud, Kõik isikud) kuvatakse soovi korral nimekirjas „ka mittekehtivaid” ehk näidatakse kõiki kunagi sisestatud ja kustutamata isikuid.
NB! Vaates Omanikud saad märkida linnukesega isikud, kellele soovid ühistu nimel e-maili saata. Saadetud e-mailid säilitatakse ühistu e-mailide ajaloo tabelis.
Valides menüüst Minu ühistu -> Elanikud, avaneb elanike nimekiri. Uue elaniku sisestamiseks tuleb vajutada nupule Uus elanik.
Elanike all on kirjas korteris elavad isikud. Ka korteriomanik, kes elab korteris on korteri elanik. Lisaks võib elanikuna sisestada korteriomaniku pereliikmed või üürnikud.
Isiku elanikuna lisamisel saab sisestada tema kontaktandmed. Kui sisestada elaniku isikukood, siis tekib elanikul korteriyhistu.net süsteemis temaga seotud korteris ja ühistus majaelaniku õigus. Õiguste kohta loe lähemalt alalõigust rollid ja õigused.
NB! Õiguste saamiseks peab kindlasti olema sisestatud elaniku isikukood, kuna selle alusel seostatakse isik korteri ja ühistuga ning antakse talle juurdepääs korteri ja ühistu andmetele. Kui sisestad isikukoodi, kuvatakse automaatselt inimese sünnikuupäev.
NB! Kui kõikide elanike andmed pole sisestamise hetkel teada, võid igal ajal selle tegevuse juurde naasta ja esmalt sisestada vaid teadaolevate elanike andmed.
NB! Ära seosta kedagi kogemata naaberkorteriga, vaid kontrolli, et ühe korteri elanikud kenasti ühe korteri all on.
NB! Kui üks isik on seotud mitme korteriga, siis saad uue elaniku seose sisestamisel valida isiku eelnevalt sisestatud isikute seast.
NB! Vaates Elanikud saad märkida linnukesega isikud, kellele soovid ühistu nimel e-maili saata. Saadetud e-mailid säilitatakse ühistu e-mailide ajaloo tabelis.
Ametnike alla sisestatakse kõik ühistuga seotud isikud: juhatuse liige, tegevjuht raamatupidaja, revisjonikomisjon, majahoidja, elektrik, torumees jne. Iga ametniku kohta saab sisestada tema kontaktandmed ja määrata ka õigused, millistele ühistu andmetele ta ligi pääseb ja milliseid andmeid ta muuta saab.
Kui ametnikuks on eelnevalt juba korteriomaniku või elanikuna sisestatud isik, siis saad uue ametniku lisamise vormil valida olemasoleva isiku. Sellisel juhul on tema kontaktandmed juba täidetud.
Et isik (nt ametnik, korteriomanik, majaelanik jne) saaks ühistu andmetele juurdepääsu, peab olema täidetud kolm tingimust:
NB! Vaates Ametnikud saad märkida linnukesega isikud, kellele soovid ühistu nimel e-maili saata. Saadetud e-mailid säilitatakse ühistu e-mailide ajaloo tabelis.
Partnerina sisestatakse kõik ühistuga seotud osapooled, kellele kas esitatakse või kellelt saadakse arveid. Partneritega seotud tehingud saab lisada menüü Üüriarvestus vaates Tulud ja kulud, kus partnerile saab koostada arve või registreerida temalt saadud kuluarve.
NB! Vaates Partnerid saad märkida linnukesega isikud, kellele on soov ühistu nimel e-maili saata. Saadetud e-mailid säilitatakse ühistu e-mailide ajaloo tabelis.
Vaates Kõik isikud näidatakse kõiki ühistuga seotud isikuid.
Klõpsates isiku nimel avaneb tema andmete ja seoste vaade. Seal saad muuta isiku kontaktandmeid ja tema seoseid ühistuga. Saad lisada isiku korteri omanikuks, elanikuks või ühistu ametnikuks.
Isiku seose korteriga või tema ühistu ametnikuks olemise saad soovitud kuupäevast lõpetada klõpsates nupule Lõpeta.
NB! Vaates Kõik isikud saad märkida linnukesega isikud, kellele soovid ühistu nimel e-maili saata. Saadetud e-mailid säilitatakse ühistu e-mailide ajaloo tabelis.
Igas ühistus on mitmeid rolle. Keegi on raamatupidaja, keegi revisjonikomisjoni või juhatuse liige, kojamees või veel keegi. Veebikodus on neil vastavalt rollile ka teatud õigused. Selge see, et kojamees ei pääse raamatupidaja või juhatuse liikme töömaile andmeid korrigeerima, kuid kui ta on ühtlasi ka majaelanik või korteriomanik, laienevad talle õigused vaadata oma korteri andmeid, sisestada näite jne.
Tavaliselt peab keegi programmi haldama ehk administreerima. Tema on administraator, kel on kõikidele andmetele juurdepääs ja nende muutmise õigus. Administraator peab olema usaldusväärne isik (nt seotud ühistu juhtkonnaga), kõigile ei maksa selliseid privileege seada. Nii piisab revisjonikomisjoni liikmele, kui ta näeb üldist kulude jaotust ja laekumisi. Ühistu ja elanike andmete muutmise võimalust pole tingimata vaja ka raamatupidajal. Tegelikult saab iga ühistu ise otsustada, kellele milliseid õigusi annab.
Valides menüüst Minu ühistu -> Rollid ja õigused saab rolli nimel klõpsates märkida, millistele andmetele keegi ligi pääseb. Kui leiad, et oled kellegi õigusi põhjendamatult piiranud või kellelegi andnud ülearu, saad alati teha parandusi. Programm võimaldab lisaks olemasolevate rollide muutmisele ka luua uusi just Sinu poolt määratud õigustega rolle.
NB! Ükski roll pole igavene, kõike saab alati muuta. Kui vahetub juhatus, vahetuvad tavaliselt ka rollid ja õigusedki lähevad üle teistele isikutele.
NB! Rollidest annab hea ülevaate risttabel.
Infosüsteemiga tutvumise järel sõlmitakse kasutajaga tarkvara edasiseks kasutamiseks kirjalik leping, kus fikseeritakse poolte õigused, kohustused ja vastutus.
Valides menüüst Minu ühistu -> Lepingud saab ülevaate kehtivast lepingust. Kasutaja (ühistu) saab lepingu sõlmida otse veebist. Lepingu sõlmimisel on võimalik valida, kas leping saadetakse postiga või e-mailiga. Viimasel juhul toimub allkirjastamine ID-kaardiga.
Mitme ühistuga seotud kasutaja (nt haldusfirma) saab mitu ühistut või hiljem lisanduvad ühistud lisada sama lepingu alla, valides ühistu lisamisel lepinguks oma lepingu.
Veebi kaudu saab muuta lepingu kontaktandmeid, tarkvara kasutamise eest esitatava arve emaili aadressi ning kasutatavat paketti.
NB! Kehtiva lepingu korral saab paketi vahetuse kinnitada lepingu kontaktandmete muutmise ja paketi valiku vormil. Samuti suunatakse kasutaja samale vormile, kui üüriarvestuse paketi korral sisenetakse raamatupidamise moodulisse.
Turvalisuse huvides on loodud kasutajale võimalus salvestada oma andmetest varukoopia. Omaltpoolt teeb regulaarselt varukoopiaid ka teenusepakkuja. Varukoopia salvestatakse ZIP failina, kuhu on koondatud tekstifailidena kõik infosüsteemis hoitavad andmed. Tekstifailid (CSV) on hiljem loetavad tabelarvutusprogrammidega nt Excel.
Üldandmete menüü vaadetes Omanikud, Elanikud ja Kõik isikud saad saata ühistu nimel ja e-maili aadressilt ühele või mitmele isikule e-maili. Selleks pead märkima linnukesega isikud, kellele soovid e-maili saata ja klõpsama nupule Saada e-mail.
Seejärel saad sisestada e-maili pealkirja ja sisu. E-mailis saad kasutada märgendeid {nimi} ja {korter}, mis asendatakse e-maili saatmisel vastavalt saaja nime ja korteri aadressiga.
Enne e-maili välja saatmist pead vaatama eelvaadet, kus näed saadetavat e-maili ja saad vajadusel enne nupule Saada klõpsamist teha muudatusi. E-maili muutmiseks pead klõpsama nupule Tagasi.
Saadetud e-mailid säilitatakse ühistu e-mailide ajaloo tabelis.
NB! E-maili saad saata isikutele, kelle e-mail on sisestatud. Kui oled märkinud isiku, kelle e-maili pole sisestatud, siis antakse vastav hoiatus.
NB! Kui saadad kirja mitmele isikule korraga, siis näidatakse eelvaates vaid esimese isiku andmeid. Päris e-mailides on iga e-maili saaja andmed.
Igal kuul on vaja korterite vahel jagada erinevate kommunaalteenuste nagu vesi, gaas, elekter, küte jne kulud. Üüriarvestus ja selle alusel arvete koostamine on korteriühistute üks tähtsamaid ja ka aeganõudvamaid tegevusi.
Töölepingu alusel raamatupidajat ametis pidada on kulukas ja sageli pole selle töö tegemiseks omast majast inimest võtta. Raamatupidamisfirmadelt teenust ostes moodustab teenuse hinnast suure osa arvete koostamine, kui kõige aeganõudvam ja kulukam tegevus. Ja nii tormab korteriühistu juht iga kuu alguses nagu orav rattas, et raamatupidajale õigel ajal kuluarved ja näidud kokku korjata, seejärel koostatud arved raamatupidajalt kätte saada ja korteriomanikele laiali jaotada. Sageli teeb ühistu esimees tööd oma põhitöö kõrvalt ja ilma palgata.
Korteriyhistu.net üüriarvestus on mõeldud abistama just neid korteriühistu juhte, kes eelistaksid arveid ise koostada, raamatupidaja hooleks jätaksid aga finantsraamatupidamise ja aastaaruanded. See võimaldab ühistul säästa korteriühistu vahendeid ja ka ühistu juhi aega, kuigi näiliselt tuleks talle nagu tööd juurde.
Korteriyhistu.net võimaldab ühistu andmetega töötada veebipõhiselt igal ajal ja igas kohas, kus on internetiga arvuti. Jääb ära paberitega jooksmine, sest arve andmed saab programmist integreerida otse raamatupidamisprogrammi, millega töötab teie raamatupidaja. Säästad paberit ja printeritinti, sest soovijatele saad arveid saata ka elektrooniliselt. Korteriühistu liikmed näevad korteriyhistu.net süsteemis oma korteri andmeid, koostatud arveid ja saavad esitada arvestite näite.
Programm lubab välja trükkida aruandeid, lisada arvetele üldisi ja individuaalteateid, näha võlgnevusi ja saldosid, sisestada kuluarveid ja laekumisi ning palju muud.
Selles spetsiaalselt korteriühistute vajadusi arvestavas programmis pole midagi ühistule ebavajalikku. Lisaks kõigele on süsteem paindlik ja lihtne, mistõttu iga ühistu juht, kellel kodus internetiühendusega arvuti, peaks iseseisvalt vähese vaevaga saama hakkama arvete koostamisega.
Ava avalehelt menüü Minu ühistu ja vali seejärel Üüriarvestus ja sisesta avanenud vormil uue perioodi andmed. Iga uue perioodi sisestamisel kasutatakse algandmetena eelneva perioodi andmeid, kuid loomulikult saad neid iga korda muuta.
Pane tähele, et üüriarvestuses on periood tavaliselt kuu võrra nihkes. See tähendab, et perioodis märts arvestatakse tavaliselt tarbimist eelmise kuu ehk veebruari eest. Soovitav on valida perioodiks kuu, millal arved korteriomanikele kätte antakse. Programm võimaldab valida arvete maksetähtajaks sama kuu või järgmise kuu.
Kõik lahtrid täida etteantud järjekorras. Määra arve esitamise ja tasumise kuupäev. Arve esitamise kuupäev võib olla perioodile eelneva kuu viimane kuupäev. See on hea valik, kui kõik kulud on eelmise kuu eest, sest hilisem raamatupidamise kanne tehakse arve esitamise kuupäeva alusel.
Kui sisestad näitude esitamise tähtaja, siis saadetakse märgitud kuupäeval arvestiga tarbimises osaleva korteriomaniku e-mailile arvesti lõppnäidu puudumisel näidu sisestamise meeldetuletus.
Järgnevalt pead sisestama esimese arve numbri. Kõik ülejäänud arved ja järgnevate perioodide arved nummerdab programm juba Sinu eest. Arvete nummerdamiseks võid kujundada ainulaadse ja kordumatu numbri. Tüüpiline komplekt on aasta number, kuu number ja korteri number. Soovi korral saad panna järjekorranumbri aasta algusest. Sinu vaba valik!
Kui Sa ei soovi rakendada viivist, siis jäta viiviseprotsent sisestamata. Kui oled mingil hetkel otsustanud seda siiski teha, siis tule tagasi sellele leheküljele ja sisesta viivise protsent.
Arveridade ümardamise täpsust on võimalik määrata kululiikide juures. Samuti on võimalik ümardada kogusummat. Kui arvet ümardada ei soovita, tuleb ümardamise täpsuseks jätta 0.01 krooni.
Info kuvamiseks paralleelselt kahes valuutas peab valima lisaks esmasele valuutale (nt kroon) teisese valuuta (nt euro). Kõik perioodi summad sisestatakse ja kuvatakse esmases valuutas. Arvel näidatakse kõiki summasid täiendavalt veel teiseses valuutas. Konverteerimine toimub automaatselt vastavalt ümardamisreeglile.
NB! Kõige enam on levinud, et perioodiks on arve esitamise kalendrikuu. Kui kõik kulud on eelmise kalendrikuu eest, siis on võimalus arve esitamise kuupäevaks märkida eelmise kuu viimane kuupäev. Tasumise tähtaeg võib olla nii jooksvas kui järgmises kuus.
NB! Ühe kuu kohta võib olla mitu perioodi. See võimaldab ühes kuus esitada korteriomanikele mitu arvet. Lisaperioodi algsaldod on nullid, aga seda on võimalik muuta. Saldode ülekandmisel järgmisse kuusse summeeritakse eelmise kuu perioodide lõppsaldod kokku.
Osadel ühistutel on arvel kõik kulud eelmise kuu eest. Sel juhul loetakse arve eelmisse kuusse kuuluvaks ning arve summa jääb kuu lõpu saldosse üles. Arve tasutakse järgmisel kuul.
Kui ühistu arved ja laekumised on erinevates kuudes, siis tuleb perioodi lisamisel valida, kas arved tasutakse samas kuus või järgmises kuus. Kui arved tasutakse järgmisel kuul, siis rakendab programm täiendavat loogikat:
1. arvel näidatakse kuu jooksul laekunud summat ning arvestatakse see kuu algsaldost maha;
2. näidukaardil näidatakse järgmise kuu nime.
Maksetähtaeg võib olla järgmises kuus. Kui arve maksetähtaeg pannakse järgmisse kuusse, siis hakatakse arve pealt viiviseid arvutama maksetähtajale järgnevast päevast alates. Varasema võla eest arvestatakse viiviseid alates kuu algusest. Kui arve maksetähtaeg on jooksvas kuus, siis arvestatakse viiviseid alati alates järgmise kuu algusest, nagu korteriühistuseadus seda nõuab.
Sellest tulenevalt peetakse iga korteri kohta kolme erinevat saldot: võlg/ettemaks, laekumata arved ja viivised. Võla pealt arvestatakse viiviseid alates kuu algusest. Laekumata arvete pealt arvestatakse viiviseid alates perioodi andmetes seatud viiviste arvestamise alguskuupäevast, milleks on vaikimisi eelmise perioodi maksetähtajale järgnev päev. Viiviste pealt viiviseid ei arvestata. Kõiki saldosid on võimalik vaadata kui valida saldode vormilt "näidata saldosid eraldi".
Viiviseid arvutatakse kuu alguse võlalt. Eelmise kuu laekumata arvete eest ehk arvete eest, mille maksetähtaeg polnud kuu alguseks saabunud, alustatakse viiviste arvutamist alates etteantud kuupäevast. Viiviste pealt omakorda viiviseid ei arvutata.
Kui Sa ei soovi rakendada viivist ühelegi korterile, siis jäta viiviseprotsent sisestamata. Kui oled mingil hetkel otsustanud seda siiski teha, siis tule tagasi sellele leheküljele ja sisesta viivise protsent.
Perioodi andmetes saad ka sisestada viivisevaba summa. Sellisel juhul arvestatakse viiviseid vaid siis, kui kuu alguse võlg on märgitud viivisevabast summast suurem. See võimaldab mitte arvestada viiviseid näiteks väiksemate ja juhuslike võlgnevuste korral.
Märkeruudu "Perioodi arvelt jooksvas kuus viivist ei arvestata" märkimisel toimub viiviste arvestus järgmise kuu esimesest kuupäevast. Kui valik on märkimata, siis muutub arve summa võlgnevuseks maksetähtajast ning viivist arvestatakse alates sellele järgmisest päevast.
Vajadusel saad viiviste arvestusest vabastada ühe või mitu korterit. Selleks pead eemaldama algsaldode muutmise vaatel vastavas veerus oleva linnukese. Algsaldosid saab muuta klikkides vaates Saldod nupule Muuda algsaldosid. Nupp kuvatakse, kui periood on avatud või jaotatud seisundis ehk perioodi arved ei tohi olla kinnitatud ega periood suletud.
Vajadusel saab algsaldode muutmise vaates kehtestada korteritele erinevad viiviste protsendid.
Viiviste arvestamise ja võla korral kuvatakse korteri arvel hoiatav teade võimalike viiviste kohta, mis võivad lisanduda kuu alguse võlalt jooksva kuu eest.
Valida on võimalik ka viivise ümardamise täpsust ning märkida, kas ümardada tavaliselt, üles või allapoole.
NB! Viivise protsent üle 0.07% päevas peab olema kinnitatud üldkoosolekul.
Perioodi vaates on võimalik lisada kõigile arvetele trükitav teade. Näiteks võite märkida arve koostaja või raamatupidamise kontaktandmed. Samuti võib tänada õigeaegselt tasutud arvete eest vms. Teate saad ise kujundada, valides kirjastiili, suurust jne.
Kui soovid arvele trükkida maksekorralduse blanketti, siis tee linnuke vastavasse kasti.
Programm võimaldab lisada infot ka näidukaardile, kuhu võid kirjutada näiteks meeldetuletuse, mis kuupäeval ja kuidas tuleb näidud teatada või kuhu näidukaart postitada.
Arvele saad kirjutada ka individuaalse teate, mis trükitakse ainult valitud korterile. Selleks tuleb enne arvete kinnitamist valida menüüst Üüriarvestus -> Arved, seejärel avanevas korterite nimekirjas vajutada nupule Individuaalteade selle korteriomaniku real, kellele soovid individuaalteate kirjutada ja trüki teade etteantud kasti.
Programmi kasutusele võtmisel tuleb fikseerida eelmise kuu hetkeseis ja sisestada korterite lõikes käsitsi uue perioodi algsaldod (jäägid). Võlgnevus on plussmärgiga (+) ja ettemaks miinusmärgiga (-). Viiviste arvestamise korral tuleb eristada saldodes viiviste võlgnevust. Pärast algsaldode salvestamist, näed järgmises aknas ülevaadet kõikide korterite saldodest. Vajadusel vali uuesti nupp Muuda algsaldosid ja tee vajalikud parandused ning salvesta uuesti.
Hiljem võtab programm automaatselt aluseks eelneva perioodi lõppsaldod.
Ka edaspidi saad iga perioodi algsaldosid muuta valides menüüst Üüriarvestus -> Saldod ja vajutades nupule Muuda algsaldosid
NB! Ettemaksu summa ette sisesta miinusmärk (-), võlgnevusele pole vaja (+) märki ette sisestada. Võlg ei tohi sisalda viivist. Ära unusta tehtut salvestamast!
Kululiike saab kirjeldada valides menüüst Üüriarvestus -> Kululiigid. Kululiigid kirjeldavad ühistu kulutusi. Kõik korteriomanikele esitataval arvel olevad read tuleb kirjeldada kululiikidena. Kululiigid on näiteks hooldustasu, küte, külm vesi, soe vesi, elekter, gaas, prügivedu jne.
Erinevates perioodides võivad olla erinevad kululiigid. Kululiigid kantakse uue perioodi avamisel eelmisest perioodist automaatselt üle järgmisse perioodi. Seega on korduvad kululiigid vaja kirjeldada vaid programmi kasutusele võtmisel.
Samas saab lisada ka ühekordseid kululiike. Ühekordne kululiik ei kandu järgmisesse perioodi edasi. Ühekordse kululiigi tekitamiseks tuleb märkida vastav linnuke kululiigi üldandmetes.
Igal kululiigil on oma jaotamise reegel. Kui mõne kulu jaotamine käib mitme erineva reegli järgi, siis tuleb selle kohta lisada mitu kululiiki, nt vesi arvestiga ja vesi arvestita. Paremaks eristamiseks võiks neile panna erinevad nimed, kuigi programm lubab ka sama nime kasutada.
Kululiigi kirjelduses saab määrata, kas seda näidatakse näidukaardil. Kululiigi näitamiseks näidukaardil tuleb märkida vastav linnuke Arvestuse alus blokis.
Osalusi saab kirjeldada valides menüüst Üüriarvestus -> Osalused. Iga kululiigi kohta on võimalik määrata, millised korterid selle kululiigi jaotamisel osalevad. Näiteks interneti arve jaotamisel osalevad ainult internetiühendusega korterid, arvestita vee jaotamisel ainult ilma arvestita korterid.
Kululiigi lisamisel on võimalik importida näidud või osalused failist. See lihtsustab programmi kasutuselevõttu, kui eelnevalt on üüriarvestust tehtud näiteks Excelis.
Osaluste all näidatakse arvestite arvu ja sisestatud näitude arvu. Nii on kohe näha, mitu näitu on veel sisestamata.
Korterile jaotatava osa suuruse määrab ära tema osakaal ehk koefitsient. Osakaalud saab valida järgmiste variantide seast:
1. kõik võrdselt – korteri osakaal on 1, kululiik jaotatakse kõikide osalevate korterite vahel võrdselt, näiteks internet;
2. elanike arv – osakaaluks on korteri andmetesse sisestatud elanike arv, näiteks prügivedu või arvestita vee tarbimine;
3. korteri üldpind – osakaaluks on korteri andmetesse sisestatud üldpind, näiteks hooldustasu;
4. köetav pind – osakaaluks on korteri andmetesse sisestatud köetav pind, näiteks küte;
5. arvestuslik pind – osakaaluks on korteri andmetesse sisestatud arvestuslik pind, kasutatakse siis kui üldpind ja arvestuslik pind on erinevad;
6. osakaalud – osakaalud saab vabalt sisestada, sobib kasutamiseks juhul kui osakaalud on samad kuust kuusse, nt keldri või garaaži rent;
7. näidupõhine tarbimine – osakaaluks on näitude vahe, sobib kasutamiseks kõigi näidupõhiste kululiikide korral, nt vesi, elekter, gaas;
8. kogusepõhine tarbimine – osakaaluks on tarbitud kogus, sarnane variandiga „osakaalud”, ainult et tuleb iga kuu uuesti sisestada;
9. alamkululiikide tarbimiste summa – näiteks veekadude jaotamine vastavalt tarbitud kogustele, alamkululiikidest täpsemalt hiljem;
10. teise kululiigi tarbimine – näiteks vee soojendamise puhul on aluseks sooja vee tarbimine.
Vaikimisi mittenäidatavad arvestuse alused, mille kasutamiseks peab korterite andmetes väljad aktiivseks muutma:
11. häälte arv – osakaaluks on korteri andmetesse sisestatud häälte arv;
12. osamaksu suurus – osakaaluks on korteri andmetesse sisestatud osamaksu suurus;
13. osamaksu tasumise aeg – kui on sisestatud, siis on osakaal 1;
14. parklakoha number – kui on sisestatud, siis on osakaal 1;
15. auto registrinumber – kui on sisestatud, siis on osakaal 1;
Kululiigi hinna arvestamisel saab valida kolme variandi vahel:
1. fikseeritud hind – kõige lihtsam meetod, korteri osakaal korrutatakse läbi etteantud hinnaga;
2. fikseeritud summa – etteantud summa jaotatakse korterite vahel vastavalt korterite osakaaludele, sobib kasutamiseks kui summa on kuust kuusse sama, muutuva summa puhul on parem järgmine variant;
3. kuluarvete summa – kululiigiga seotud arved tuleb igakuiselt sisestada kuluarvete alla, jaotamisele läheb nende summa, kuluarveid võib olla mitu;
4. hind sisestatakse iga korteri kohta - igale korterile saab sisestada erineva hinna;
5. kuluarvete kogus jaotatakse korterite vahel - võimaldab näidata lisaks summale osaluse kohta täiendavalt ka kogust osaluse kohta, sobib kaustamiseks kui soovitakse näidata näiteks kütte ühikukulu nii ruutmeetri kui MWh kohta.
Kululiigi hinda arvestatakse vaikimisi kolme komakohani peale koma. Seda nii fikseeritud hinna puhul kui fikseeritud summa või kuluarvete summa jaotamisel. Vajadusel saad hinna täpsust suurendada kaheksa kohani peale koma.
Kululiigi hinnale on võimalik lisada käibemaks. Selleks pead kululiigi andmetes (Üüriarvestus -> Kululiigid) sisestama soovitud käibemaksuprotsendi. Käibemaks lisatakse kululiigi hinnale ning tuuakse arvel eraldi välja.
NB! Kululiikidele käibemaksu lisamise võimalus tekib käibemaksukohuslase numbri sisestamisel menüüst Üldandmed.
Kululiigid saavad kuuluda gruppidesse, mille alusel grupeeritakse kululiigid esitatavatel arvetel. Kululiigi grupi nimetus trükitakse arvele. Näiteks on soovi korral võimalik grupeerida kululiigid vastavalt EKHHLi standardile (eristades hooldustasu, teenuseid jne).
Kululiikide gruppide kirjeldamiseks tuleb vormil kululiigid vajutada nupule "Kululiikide grupid". Pärast seda saab kululiigi andmetes valida iga kululiigi puhul, millisesse gruppi ta kuulub.
Reaalses elus on kulude jaotamise reeglid tavaliselt keerulisemad kui lihtsalt summa jaotamine vastavalt osakaaludele. Näiteks kui majal on soojasõlm, mida kasutatakse ka sooja vee tootmiseks, siis tuleb enne küttearve jaotamist sellest maha arvata vee soojendamise kulu ja järele jääv summa jaotatakse vastavalt köetavatele pindadele.
Tänu kululiikide hierarhiale on võimalik programmi seadistada nii, et igakuiselt on tarvis sisestada ainult näidud ja kuluarved ning kõik ülejäänu teeb programm automaatselt. Ülem- ja alamkululiikide süsteem võib alguses tunduda pisut võõras, kuigi tegelikult on seal ainult üks lihtne reegel:
Ülemkululiigi summast arvatakse enne jaotamist maha alamkululiikide summa.
Ülemkululiik on enamasti arvepõhine ja alamkululiik tarbimispõhine, fikseeritud hinnaga. Tüüpolukorrad kululiikide ülem- ja alamkululiikide kasutamiseks:
1. kadude jaotamine – nt veearvest arvatakse maha korterite tarbitud vesi ja jääk loetakse veekadudeks, mis jaotatakse kõigi korterite vahel;
2. osa kortereid arvestita – nt gaasiarvest arvatakse maha arvestiga korterite tarbitud gaas ja jääk jaotatakse arvestita korterite vahel elanike arvu järgi;
3. üldkulude jaotamine – nt elektriarvest arvatakse maha korterite tarbitud elekter, jääk loetakse ühistu üldkuluks, mis jaotatakse kõigi korterite vahel.
Meeles tuleks pidada, et arvutused toimuvad summadega, mitte kogustega. Näiteid kululiikide hierarhia kasutamise kohta leiad järgnevatest peatükkidest.
| Kululiik | Ülemkululiik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Küte | - | köetav pind | m2 | vast. kuluarvetele |
NB! Kui kütet kasutatakse ka vee soojendamiseks, siis vaata ka allpool sooja vee peatükki.
Individuaalse küttekulu arvestuse korral jaotatakse reeglina üks osa küttekulust üld- ja teine osa individuaalsete mõõtjate järgi. Seetõttu peaks sellisel juhul olema kaks eraldi kululiiki.
| Kululiik | Täiend | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Küte | (40% üld) | köetav pind | m2 | vast. kuluarvetele |
| Küte | (60% ind) | näidupõhine tarbimine | ühik | vast. kuluarvetele |
Toetame MESA poolt esitatud CSV faili automaatset importi (fail nimega näidud.csv). MESA faili importimisel peaks programm automaatselt tuvastama, et tegemist on MESA failiga ning leidma õigetest veergudest vajaliku info. Kui see mingil põhjusel ei toimi, siis saab importimisel täpsustada faili tüübiks MESA. Tarbimine lahtris näidatakse arvestusühikuid, mis on saadud näitude vahe ja koefitsendi korrutamisega st näitude vahe ei ole võrdne arvestusühikute arvuga. Need arvestused pärinevad imporditud tabelist.
Igakuiselt peab sisestama importima soojusemõõtjate näidud ja küttearve, kus ühel arve real on üldsoojuse summa ja teisel real individuaalse soojuse summa.
NB! MESA arestab täpsusega 8 kohta prast koma, seetõttu peab kõnealuste kululiikide hinnatäpsuseks olema samuti 8 kohta pärast koma.
Teiste teenusepakkujate failide importimise soovist peaks meile teada andma.
Reeglina küsitakse individuaalsete mõõtjate arvestusteenuse kulu korteriomanikelt. Sellisel juhul peaks lisama täiendava kululiigi "Kulujaoturid", kus arvestuse aluseks on osakaalud, hinnareegliks fikseeritud ühiku hind ja osaluseks küttejaoturite arv korteris.
| Kululiik | Ülemkululiik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Külm vesi | - | elanike arv / üldpind | el / m2 | vast. kuluarvetele |
Kõikidele korteritele arvestatakse tarbimine vastavalt esitatud näitudele. Jääk jaotatakse kõikide korterite vahel võrdselt või proportsionaalselt tarbitud veekogustele. Jääk võib olla nii positiivne kui negatiivne.
| Kululiik | Ülemkululiik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Üldvesi | - | kõik võrdselt / alamkululiikide tarbimiste summa | krt / m3 | vast. kuluarvetele |
| Külm vesi | Üldvesi | näidupõhine tarbimine | m3 | fiks. hind 20,51 |
Nii üldvee kui külma vee jaotamisel osalevad kõik korterid. Veearve sisestatakse üldvee alla.
NB! Kui üldvee arvestuse aluseks on alamkululiikide tarbimiste summa, siis näidatakse arvel üldvee kogusena külma vee tarbimist, mitte proportsionaalset osa üldveest. Sellevõrra on hind väiksem.
Mõnikord võib juhtuda, et korterite tarbimiste summa on suurem kogu vee tarbimisest. Sel juhul arvestatakse üldvee hind negatiivsena, ta nö korrigeerib veehinda korteriomanikele. Kui see pole soovitav, siis tuleks kõik korterid üldvee osaluste alt eemaldada. Sel juhul saab ühistu lihtsalt vahe võrra kasumit.
NB! Ära unusta neid järgmine kuu tagasi panna!
Arvestiga korteritele arvestatakse tarbimine vastavalt esitatud näitudele. Jääk jaotatakse arvestita korterite vahel elanike arvu või üldpinna järgi.
| Kululiik | Ülemkululiik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Vesi arvestita | - | elanike arv / üldpind | el / m2 | vast. kuluarvetele |
| Vesi arvestiga | Vesi arvestita | näidupõhine tarbimine | m3 | fiks. hind 20,51 |
Arvestita vee jaotamisel osalevad ainult arvestita korterid ja arvestiga vee jaotamisel ainult arvestiga korterid. Veearve sisestatakse arvestita vee alla.
NB! Arvestita korteritele näidatakse arvel koguseks x elanikku või x m2, mitte x m3, sest hind arvestatakse elaniku või üldpinna kohta.
Mõnikord võib juhtuda, et arvestiga korterite summa on suurem kogu vee tarbimisest. Sel juhul arvestatakse arvestita korteritele vee eest negatiivne summa. See on sisuliselt korrektsioon eelmistel perioodidel rohkem arvestatud vee eest. Kui see pole soovitav, siis tuleks korterid arvestita vee osaluste alt eemaldada. Kui on soov neile käsitsi mingi tarbimine määrata, siis võib nad selleks korraks lisada arvestiga vee alla ja sisestada neile sobiv kogus, näidud võib jätta tühjaks.
NB! Ära unusta neid järgmine kuu tagasi panna!
Vee tarbimine arvestatakse kõikidele korteritele vastavalt esitatud näitudele. Vee jääk jaotatakse kõikide korterite vahel võrdselt või proportsionaalselt tarbitud veekogustele. Jääk võib olla nii positiivne kui negatiivne.
Sooja vee puhul lisandub vee soojendamine. Ühe kuupmeetri vee soojendamise hind on määratud üldkoosoleku otsusega. Vee soojendamine arvatakse maha küttearve summast ja jääk jaotatakse korterite vahel köetava pinna alusel.
| Kululiik | Ülemkululiik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Üldvesi | - | kõik võrdselt / alamkululiikide tarbimiste summa | krt/m3 | vast. kuluarvetele |
| Külm vesi | Üldvesi | näidupõhine tarbimine | m3 | fiks. hind 20,51 |
| Soe vesi | Üldvesi | näidupõhine tarbimine | m3 | fiks. hind 20,51 |
| Küte | - | köetav pind | m2 | vast. kuluarvetele |
| Vee soojendamine | Küte | teise kululiigi tarbimine (Soe vesi) | m3 | fiks. hind 23,49 |
NB! Suvekuudel kütet ei ole, vee soojendamisest üle jäänud summa kajastatakse ühistu arvel tavaliselt siugtoruna. Selleks võib lihtsalt „Kütte” ümber nimetada. Jälle tuleks jälgida seda, et vee soojendamise hind küttearvest suurem ei tuleks.
Arvestita korterite vee tarbimist saab arvutada selliselt:
Ainult üldelektri puhul jaotatakse elektriarve korterite vahel võrdselt või vastavalt üldpinnal.
| Kululiik | Ülemkululiik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Üldelekter | - | kõik võrdselt / üldpind | krt/m2 | vast. kuluarvetele |
Kui ühistul on kahetariifne pakett, aga mõnes korteris on ühetariifne arvesti, siis tuleks selle korteri puhul kasutada mingi analoogilise ühetariifse paketi hinda. Kui ühistul on ühetariifne pakett, aga mõnes korteris on kahetariifne arvesti, siis võib selle korteri jaoks samamoodi kasutada analoogilise kahetariifse paketi hindu.
| Kululiik | Ülemkululiik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Üldelekter | - | kõik võrdselt / üldpind | krt/m2 | vast. kuluarvetele |
| Ühetariifne elekter | Üldelekter | näidupõhine tarbimine | kWh | fiks. hind 1,2596 |
| Päevane elekter | Üldelekter | näidupõhine tarbimine | kWh | fiks. hind 1,5137 |
| Öine elekter | Üldelekter | näidupõhine tarbimine | kWh | fiks. hind 0,8779 |
| Ampritasu | Üldelekter | kõik võrdselt / osakaalud | krt/A | fiks. summa (vast. peakaitsme suurusele) |
Ühetariifse elektri jaotamisel osalevad ainult ühetariifse arvestiga korterid. Kahetariifse arvestiga korterid osalevad nii päevase elektri kui öise elektri jaotamisel. Kui majas vastavate arvestitega kortereid pole, siis võib need kululiigid lisamata jätta. Elektriarve tuleb sisestada üldelektri alla.
Ampritasu on oluline ainult siis, kui kasutatakse ampritasuga paketti. Ampritasu on fikseeritud summa kuust kuusse, see jaotatakse kas korterite vahel võrdselt või proportsionaalselt korterite peakaitsmete suurusele. Peakaitsmete suurused tuleks sisestada siis osaluste alla osakaaludeks.
Üldelektri hind võib tulla ka negatiivne. Näiteks juhul, kui ühistu ostab elektrit odavama paketi hinnaga, aga müüb korteriomanikele kallima paketi hinnaga. Sel juhul üldelekter korrigeeribki hindade vahe, et korteriomanikele liiga ei tehtaks. Kui aga ühistu soovibki vahendamise pealt kasumit teenida, siis tuleks üldelektri osalustest kõik korterid eemaldada.
Arvestiga korteritele arvestatakse elektri tarbimine vastavalt esitatud näitudele. Elektriarve ja arvestiga tarbimiste vahe jaotatakse arvestita korterite vahel.
| Kululiik | Ülemkululiik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| - | kõik võrdselt / üldpind | krt/m2 | vast. kuluarvetele | |
| Ühetariifne elekter | Arvestita elekter | näidupõhine tarbimine | kWh | fiks. hind 0,5354 |
| Päevane elekter | Arvestita elekter | näidupõhine tarbimine | kWh | fiks. hind 0,6433 |
| Öine elekter | Arvestita elekter | näidupõhine tarbimine | kWh | fiks. hind 0,3731 |
| Ampritasu | Arvestita elekter | kõik võrdselt / osakaalud | krt/A | fiks. summa (vast. peakaitsme suurusele) |
Elektriarve sisestatakse arvestita elektri alla.
Gaasi puhul on paljud ühistud sõlminud otselepingu gaastarnijaga ja vahendavad teenust korteriomanikele. See võimaldab suuremate koguste tõttu saada paremat hinda.
Gaasi puhul on eripäraks see, et arvestid on tavaliselt trepikodade kaupa. Lisaks sõltub gaasi hind tarbimisest. Aasta jooksul on gaasi hind vastavalt prognoositud tarbimisele ja aasta lõpus selgub tegelik tarbimine ning vastavalt sellele tehakse korrektsioon.
Kui ühistu tarbis aasta jooksul gaasi rohkem või vähem võrreldes vastava hinnapaketi ettenähtud tarbimisega, siis määrab gaasitarnija ühistule uue hinna ja teeb tagasiulatuvalt ümberarvutused. Tulemuseks olev korrektsioon võib olla positiivne (ühistu tarbis vähem gaasi) või negatiivne (ühistu tarbis rohkem gaasi). Korrektsioon on toodud jaanuari gaasiarvel eraldi reana.
Ühistu peab nüüd omakorda selle korrektsiooni jaotama korterite vahel. Jaotamine toimub proportsionaalselt korterite aastasele gaasitarbimisele.
| Kululiik | Ülemliik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Gaasi korrektsioon | - | kogusepõhine tarbimine | m3 | vast. kuluarvetele |
Korrektsiooni jaotamiseks tuleb lisada uus kululiik. Selles osalevad kõik gaasi tarbinud korterid. Tarbimiseks tuleb sisestada iga korteri aasta jooksul tarbitud gaasi kogus. Korrektsiooni rida gaasiarvelt sisestatakse kuluarvena gaasi korrektsiooni alla.
NB! Gaasi arvel on ridade summad ilma käibemaksuta. Nendele tuleb lisada käibemaks ja siis sisestada kuluarvete alla.
Gaasiarve summa jaotatakse kõigi korterite vahel vastavalt elanike arvule või üldpinnale.
| Kululiik | Ülemliik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Gaas | - | elanike arv / üldpind | el/m2 | vast. kuluarvetele |
Gaasi tarbimine arvestatakse vastavalt esitatud näitudele, ülejääk jagatakse kõikide korterite vahel võrdselt või vastavalt tarbimisele. Kui kõikides korterites on arvesti, siis pole mõtet trepikodade kaupa jääki jagama hakata.
| Kululiik | Ülemliik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Gaasi jääk | - | kõik võrdselt / alamkululiikide tarbimiste summa | krt/m3 | vast. kuluarvetele |
| Gaas | Gaasi jääk | näidupõhine tarbimine | m3 | fiks. hind 2,997 |
Nii gaasi kui jäägi jaotamisel osalevad kõik korterid. Gaasi arve sisestatakse gaasi jäägi alla.
NB! Kui gaasi jäägi arvestuse aluseks on alamkululiikide tarbimiste summa, siis arvel näidatakse tema kogusena tarbitud gaasi kogust, mitte proportsionaalset osa jäägist. Sellevõrra on hind väiksem.Mõnikord võib juhtuda, et korterite tarbimiste summa on suurem kogu gaasi tarbimisest. Sel juhul arvestatakse gaasi jäägi hind negatiivsena, ta nö korrigeerib gaasi hinda korteriomanikele. Kui see pole soovitav, siis tuleks kõik korterid gaasi jäägi osaluste alt eemaldada. Sel juhul saab ühistu lihtsalt vahe võrra kasumit.
NB! Ära unusta neid järgmine kuu tagasi panna!
Arvestiga korterite gaasi tarbimine arvestatakse vastavalt esitatud näitudele, ülejääk jagatakse trepikodade kaupa arvestita korterite vahel vastavalt elanike arvule või üldpinnale.
| Kululiik | Ülemliik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Gaas arvestita (1 trepikoda) | - | elanike arv / üldpind | el/m2 | vast. kuluarvetele |
| Gaas arvestiga (1 trepikoda) | Gaas arvestita (1 trepikoda) | näidupõhine tarbimine | m3 | fiks. hind 2,997 |
| Gaas arvestita (2 trepikoda) | - | elanike arv / üldpind | el/m2 | vast. kuluarvetele |
| Gaas arvestiga (2 trepikoda) | Gaas arvestita (2 trepikoda) | näidupõhine tarbimine | m3 | fiks. hind 2,997 |
Iga trepikoja jaoks tuleb teha eraldi komplekt kululiike. Esimese trepikoja kululiikides osalevad ainult esimese trepikoja korterid, teise trepikoja kululiikides ainult teise trepikoja korterid jne. Erinevate trepikodade summad on gaasiarvel välja toodud eraldi ridadena. Sealt tuleks nad siis sisestada vastava trepikoja arvestita gaasi alla.
NB! Gaasi arvel on ridade summad ilma käibemaksuta. Nendele tuleb lisada käibemaks ja siis sisestada kuluarvete alla.
Prügiveo eest makstakse kas elanike arvu või üldpinna alusel.
| Kululiik | Ülemliik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Prügivedu | - | elanike arv / üldpind | el/m2 | vast. kuluarvetele |
Hooldustasu eripäraks on see, et reeglina arvestatakse seda jooksva kuu eest. Ülejäänud kululiigid on tavaliselt eelmise kuu eest. Hooldustasu suuruse kehtestab üldkoosolek, arvestuse aluseks on tavaliselt korteri üldpind.
| Kululiik | Ülemliik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Hooldustasu | - | üldpind | m2 | fiks. hind 6,00 |
Mõnedes ühistutes makstakse prügivedu, üldelektrit jms hooldustasust. Reeglina see arvel kajastamist ei vaja. Mõnikord soovitakse aga neid samuti arvel näha ning selle tulemusena peab vähenema hooldustasu hind. Probleemi saab lahendada viies prügiveo ja üldelektri hooldustasu alamkululiikideks.
| Kululiik | Ülemliik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Hooldustasu | - | üldpind | m2 | fiks. hind 6,00 |
| Prügivedu | Hooldustasu | üldpind | m2 | vast. kuluarvetele |
| Üldelekter | Hooldustasu | üldpind | m2 | vast. kuluarvetele |
Prügiveo ja elektri arved sisestatakse nagu tavaliselt. Hooldustasu uue hinna leidmiseks leiab programm kõigepealt hooldustasu summa, see on korterite üldpindade summa x 6 kr. Sellest võetakse maha prügiveo ja üldelektri summad. Jääk jagatakse uuesti korterite üldpindade summaga ja see ongi uus hooldustasu hind.
NB! Uus hind kajastub ainult kulude jaotuses ja arvel, kululiikide all näidatakse originaalhinda.
Kui maksegraafik on koostatud annuiteedi alusel, siis on makstav summa iga kuu sama. Sel juhul on lihtsaim kululiigi hinnaks panna fikseeritud summa.
| Kululiik | Ülemliik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Laen | - | Üldpind | m2 | fiks. summa 1537,00 |
Kui maksegraafik on koostatud võrdse põhisumma alusel, siis on makstav summa iga kuu erinev. Sel juhul on lihtsam sisestada laenusumma iga kuu kuluarvena.
| Kululiik | Ülemliik | Arvestuse alus | Ühik | Kululiigi hind |
|---|---|---|---|---|
| Laen | - | Üldpind | m2 | vast. kuluarvetele |
Pärast perioodi kululiikide ja osaluste kirjeldamist saab sisestada perioodi tarbimise näidud (kui kasutatakse näidupõhist arvestust). Kõikide arvestite näitusid ja osalusi on võimalik vaadata ja sisestada kululiikide või korterite kaupa.
Valides menüüst Üüriarvestus -> Osalused näed kululiikide lõikes arvestite/tarbimise arvu ning sisestatud näitude arvu. Valides Üüriarvestus menüüs Näidud näed korterite nimekirja ja neis olevate arvestite ning sisestatud näitude arvu.
Oma korteri arvestite näite saab iga ühistu poolt volitatud kasutaja vaadata ja sisestada Minu korter alt.
Näitude ja osaluste vaatamiseks või sisestamiseks kululiikide kaupa vali menüüst Üüriarvestus -> Osalused. Näitude vaatamiseks vajuta soovitud kululiigile, sisestamiseks kululiigi real asuvale nupule Muuda.
Näitude ja osaluste vaatamiseks või sisestamiseks korterite kaupa vali menüüst Üüriarvestus -> Näidud. Korteri näitude vaatamiseks vajuta soovitud korterile, korteri näitude sisestamiseks korteri real asuvale nupule Muuda. Korteri kaupa on hea sisestada näite näidukaartidelt.
Kui korteril on mitu veemõõdikut, saad need kõik ükshaaval korterite kaupa sisestada. Uue arvesti sisestamiseks vali nupp Uus arvesti ja täida vastavad lahtrid. Nähtavad on ka eelmise kuu näidud.
NB! Näitude sisestamisel arvutatakse tarbimise summa koheselt ekraanil. Lisaks märgitakse näit prognoosituks, kui sisestatakse tarbitud kogus, mitte lõppnäit. Prognoositud näidu korral on ka näidukaardil märge, et see on prognoositud.
NB! Märkides ruutu prognoositud linnukese sisestatakse tarbimiseks eelmise kuu tarbimine ja arvestatakse lõppnäit.
NB! Näitude vormil saab kõik näidud sisestatud numbriklaviatuurilt - järgmisele väljale liikumiseks saab Internet Exploreri korral kasutada TAB või Enter klahvi.
Vaates Tulud ja kulud registreeritakse ühistule teenusepakkujate poolt esitatud arved. Samas saab koostada ühistu nimel üksikuid arveid.
Arve sisestamiseks vajuta nupule Uus arve ning märgi, kas tegemist on kulu- või tuluarvega.
Iga arve peab olema seotud partneriga, mille saad valida olemasolevate partnerite seast. Partneri puudumisel saad vajalikud andmed lisada pluss märgiga nupult.
Iga arvepõhise kululiigi kohta võib arvestusperioodil olla sisestatud mitu kuluarvet. Kulude jaotamisel nende summad ja kogused summeeritakse.
Sisestatud kuluarvele saab lisada manuse.
NB! Kuluarve rea saab seostada vaid kululiigiga, millele on kululiigi seadetes valitud hinnareegliks kuluarvete summa/kogus jaotatakse korterite vahel.
Tuluarved
Tuluarve koostamisel saab sisestada teenuse nimetuse, koguse, ühiku ja hinna, mille alusel arvestatakse rea ja kogu arve summa.
Tuluarve lisamisel saab salvestada arve pdf formaadis selle trükkimiseks või edastamiseks partnerile.
Kulude jaotamine toimub pärast kõikide kuluarvete sisestamist vastavalt eelnevalt kirjeldatud kululiikidele ja osalustele ning sisestatud näitudele ja kuluarvetele. Kulude jaotamiseks vali menüüst Üüriarvestus -> Kulude jaotus.
NB! Perioodi kulude jaotamine paneb näitude ja kuluarvete sisestamise lukku, teostab jaotamise ja genereerib arved. Jaotatud perioodi on võimalik hiljem taasavada näitude ja kuluarvete korrigeerimiseks.
Pärast kulude jaotamist saad kululiigi summade ja koguste jaotumist vaadata klõpsates kululiigi nimel.
Hea ülevaate kulude jaotusest kululiikide ja korterite kaupa saad risttabelist. Kulude jaotuse risttabelis summeeritakse samanimelised kululiigid ühte veergu. Kululiikide järjestuse risttabelis määrab kululiigi number, samanimeliste kululiikide korral kasutatakse järjestamisel väikseimat selle nimega kululiigi numbrit. Näiteks saab erinevate trepikodade gaasitarbimise kulu kuvada risttabeli ühes veerus, kuigi kululiike tarbimise arvestamiseks on mitmeid.
Kulude jaotuse alt saad valida aasta kokkuvõte, kus on võimalik kuvada kululiikide jaotumist kuude lõikes, kas viimase 12 kuu jooksul või alates aasta algusest.
Samuti on võimalik hiljem jälgida kululiigi tarbimiste ajalugu korterite lõikes. Menüüst Üüriarvestus -> Kulude jaotus valida avanevas tabelis kululiik (klõpsa nimel) ning seejärel avanevas "Kululiigi kulude jaotus" tabelis klõpsa korteriomaniku nimel.
Pärast perioodi kulude jaotamist genereeritakse automaatselt perioodi arved. Arvete koostamise aluseks on eelnevalt ühistu, korterite, perioodi, kululiikide jne kohta sisestatud informatsioon. Näiteks arvestite kasutamise korral trükitakse arvele veenäiduteatis, millesse korteriomanik saab kirjutada järgmisel kuul uue näidu ja lasta selle ühistu postkasti.
Arve koostajaks märgitakse sisselogitud kasutaja.
Enne kui arved välja trükid, saad neid vaadata ja lisada arvele individuaalteateid, vajutades menüüs Üüriarvestus -> Arved korteri real vastavalt kas nupule Näita või Muuda.
NB! Kinnitamata arvetel numbrid puuduvad! Kui ühistu kasutab otsekorralduslepinguid peab enne arvete kinnitamist importima pangast otsekorralduste lepingud (vt lähemalt peatükki otsekorraldused). See võimaldab trükkida arvetele teksti „Arve kuulub maksmisele otsekorralduslepingu alusel”. Pärast arvete kinnitamist saad otsekorraldused panka eksportida.
Arved saab trükkida või saata meiliga. Eelnevalt saad vaadata, milline arve välja näeb. Arve andmete vaatamiseks vajuta vaates Arved korteriomaniku nime. Trükitava arve vaatamiseks vajuta nupule Näita, seejärel avaneb valitud arve uues aknas ning selle päises antakse juhised võimalike enne väljatrüki teostamist vajalike seadistuste muutmise kohta. Ära muretse, neid juhiseid ei trükita.
Õiguse muuta arve kujundust saab anda vaatest Rollide ja õigused. Vaadetes Perioodid ja Arved saab vastava õiguse olemasolul klõpsata nupule Muuda paigutust arvetel ja sellega muuta arvel kuvatava info paigutust. See võib olla vajalik, kui arvel on tavalisest enam kululiike või korteritega on seotud palju veemõõtjaid.
Kui oled veendunud, et parandusi pole vaja teha, vajuta nupule Kinnita arved (hiljem saad siiski vajadusel kinnitamise tühistada). Arvete kinnitamine näitab, et arved on üle kontrollitud ja valmis trükkimiseks või meiliga saatmiseks.
NB! Arve esitamise kuupäev ja maksetähtaeg võivad olla erinevas kuus. Näiteks võib arve esitamise kuupäev olla eelmises kuus, mis on vajalik juhul, kui raamatupidamises soovitakse arvestada arve eelmise kuu alla.
NB! Viiviste arvestamise ja võla korral kuvatakse arvel hoiatav teade võimalike viiviste kohta, mis võivad lisanduda kuu alguse võlalt jooksva kuu eest.
NB! Eespool trükitakse arved, mille omaniku puhul on märgitud, et arve peab minema omaniku aadressile, mitte korteri aadressile. See on mõeldud selleks, et kui osa arveid tuleb saata postiga, siis need tulevad printerist välja paki peal ja kõik ülejäänud arved, mis pannakse käsitsi postkastidesse, on allpool. Arve trükkimist omaniku või korteri aadressile saab määrata valides Üldandmed alt Omanikud ja vajutades omaniku järel nupule Muuda.
Kui korteril vahetub omanik perioodi jooksul, siis kuvatakse osaluste all mõlemad selle korteri omanikud - vana ja uus. Kulud jaotatakse vana ja uue omaniku vahel proportsionaalselt omanikuks oldud päevade arvule.
Kulude jaotamise käigus jagatakse selle korteri osalus vana ja uue omaniku vahel arvestades koefitsiendiks "omanikuks oldud päevade arv"/"päevade arv kuus". Kui omanikuks oldud ajad lõikuvad või nende vahel on auk, siis arvestatakse omanikule vastavalt rohkem/vähem.
Koefitsiendid väärtustatakse uue perioodi lisamise hetkel, mis võimaldab neid muuta. Kui uus omanik on lisandunud pärast uue perioodi lisamist, siis antakse kulude jaotamise kinnituse küsimise vormil hoiatusteade "Korteri <aadress> omanik on vahetunud." Selle eesmärk on kasutajat hoiatada, et jaotuse aluseks olevaid osalusi korrigeeritakse, st jaotamine ei toimu nende osaluste alusel, mida kasutaja viimati osaluste vormil nägi.
Perioodi taasavamisel osaluse koefitsienti ei tühjendata, küll aga tühjendatakse kogus. Nii on võimalik pärast perioodi taasavamist omanike koefitsiente muuta, kui on kokku lepitud mingi erisus. Kui üks omanikest kulu eest tasumises ei osale, siis tuleb tema koefitsiendiks sisestada 0. Osalust (linnukest) ei tohiks eemaldada, sest vastasel juhul genereeritakse temale osalus kulude jaotamisel uuesti.
Osaluse koefitsienti on võimalik muuta ainult nendel kululiikidel, mille arvestuse aluseks ei ole näidupõhine tarbimine. Kui koefitsient on väärtustatud juba enne omanikuvahetust, siis korrutatakse olemasolev koefitsient läbi omanikuvahetusest tulenevate koefitsientidega. Järgmisel kuul summeeritakse kokku kõik eelmise kuu sama kululiigi osaluste koefitsiendid ja vajadusel jagatakse summa järgmise omanikuvahetuse omanike vahel.
Näidupõhise tarbimise puhul jagatakse kululiigi summa mitte proportsionaalselt omanikuks oldud päevadele, vaid vastavalt omanikuvahetuse hetkel võetud näidule. Selleks kuvatakse osaluste all eelmine algnäit vana omaniku nime järel. Uus omanik on samuti näitude tabelis olemas, aga vaikimisi temal osalust (linnukest) pole märgitud. Näitude sisestamisel tuleb eelmise omaniku lõppnäit sisestada vana omaniku nime järele ning uue omaniku alg- ning lõppnäit sisestada uue omaniku nime järele (millega tekib selle omaniku ette automaatselt linnuke). Kui korteril on mitu erineva nimega arvestit, siis tuleb sisestada uue omaniku alla ka niimitu näitu ja arvesti nimed peavad olema samad, mis vanal omanikul.
Arve ridadel kuvatakse tavapärased kogus ja hind, koefitisendiga korrutatakse läbi lõppsumma, kuna nii on täpsem. See tähendab, et arvel kogus * hind <> summa.
Kulude jaotuses kuvatakse iga korteriomanikule määratud summa eraldi. Korteriomaniku nime peal klõpsates kuvatakse ainult selle omaniku kulude jaotuse ajalugu.
NB! Omanikuvahetusi vaadatakse vastavalt perioodi tüübile kas eelmisest või jooksvast perioodist. Perioodi tüübi "arve makstakse samal kuul" puhul vaadatakse eelmist perioodi ja "arve makstakse järgmisel kuul" vaadatakse jooksvat perioodi. Seega kajastuvad esimesel juhul mõlemad omanikud alles omanikuvahetusest järgmise perioodi osalustes.
NB! Kui uus omanik hakkab kehtima alates 1. kuupäevast, siis sisuliselt omanikuvahetust toimunud poleks, mõlemale omanikule tehakse mõlemas kuus ainult üks arve - jooksvas kuu eelmisele omanikule, järgmises kuus uuele omanikule, eeldusel, et "arve makstakse samal kuul". Kui "arve makstakse järgmisel kuul", siis eelmises kuus saab arve eelmine omanik ja jooksvas kuus uus omanik.
NB! Kui Laekumiste impordil on viitenumbri järgi leitud korteris perioodi jooksul rohkem kui üks omanik, siis jäetakse laekumine vaikimisi seostamata.
Arvete saatmiseks meiliga vali menüüs Üüriarvestus -> Arved.
Arved peavad olema enne meiliga saatmist kinnitatud (kinnituse saad vajadusel tühistada). Arvete meiliga saatmiseks pead valima filtri "ainult e-mailitavad", siis näidatakse ainult neid arveid, mida omanik soovis e-mailile, saatmata arvete ees on linnuke. Märgi sobivad arved ja vajuta nupule Saada märgitud.
Arvete saatmisel e-mailiga lisatakse kirjale HTML arve. Kui veebipõhiste meiliprogrammide kasutajad ei näe arvet korrektselt, siis soovitame klõpsata meilis olevale arve lingile, mis viitab HTML arvele.
Arve saadetakse korteriga seotud isiku andmetes olevale e-mailile. Isiku e-maili saad muuta menüü Üldandmed vaates Korterid, kus korteriomaniku nimel klõpsates jõuad üksiku korteri vaatesse. Seal näidatakse korteriga seotud omanikke ja elanikke ning infot, kes on tellinud korteri arve e-mailile.
Arve saab edastada korteriga seotud mitmete isikute (omaniku, elaniku) e-mailile. Ühe isiku mitme e-maili korral peab aadressid eraldadama komaga.
NB! Arve saatmiseks meiliga peab olema sisestatud menüüs Üldandmed ühistu kontaktandmetesse e-maili aadress, mis märgitakse saatja aadressiks. Saatja nimeks on ühistu nimi.
NB! Meili tekstis olev link arvele toimib vaid juhul, kui perioodi arved on kinnitatud.
NB! Saadetud arvete e-mailid säilitatakse E-mailide ajaloo tabelis, millele on menüüs Arved nupp Vaata e-mailide ajalugu.
Arvete trükkimiseks vali menüüs Üüriarvestus -> Arved ja vajuta nupule Kinnita arved.
NB! Arved peavad olema enne trükkimist kinnitatud (kinnituse saad vajadusel tühistada). Arvete trükkimiseks märgi sobivad arved ja vajuta nupule Trüki märgitud. Soovitav on kasutada filtrit "ainult trükitavad", siis näidatakse ainult neid arveid, mida omanik soovis postkasti, trükkimata arvete ees on linnuke.
Eespool trükitakse arved, mille omaniku puhul on märgitud, et arve peab minema omaniku aadressile, mitte korteri aadressile. See on mõeldud selleks, et kui osa arveid tuleb saata postiga, siis need tulevad printerist välja paki peal ja kõik ülejäänud arved, mis pannakse käsitsi postkastidesse, on allpool. Arve trükkimist omaniku või korteri aadressile saab määrata valides Üldandmed alt Omanikud ja vajutades omaniku järel nupule Muuda.
Mõne internetilehitseja (brauseri) puhul tuleb arvete korrektseks väljatrükiks seadistada äärised nulliks ja keelata päise ning jaluse trükkimine. Täpsemad juhised erinevate brauserite kasutajatele:
Internet Exploreri kasutajatele pakutakse arvete esmakordsel vaatamisel pakutakse installimiseks ScriptX komponenti. Soovitame see endale installida, sest sel juhul ääriseid ümber seadistama ei pea, need muudetakse automaatselt ainult korteriyhistu.net arvete trükkimise ajaks. Kui ScriptX komponendi installimine pole mingil põhjusel võimalik, siis vali File menüüst Page Setup, tühjenda väljad Header ja Footer ning Margins alla sisesta kõik nullid.
Mozilla kasutajad peaksid valima File menüüst Page Setup, võta ära linnuke Shrink To Fit Page Width eest ja tee linnuke Print Background ette. Margins & Header/Footer lehel sisesta Margins alla kõik nullid ja Headers & Footers all vali igale poole --blank--.
Opera kasutajad ei pea midagi tegema, kuna nende brauser austab programmi poolt seadistatud ääriseid. Kui see mingil põhjusel ei peaks töötama, siis vali File menüüst Print Options, tee linnuke Print page background ette ja eemalda see Print headers and footers eest. Page margins alla sisesta kõik nullid.
Arvete saatmiseks e-mailiga vali menüüst Üüriarvestus -> Arved. Arved peavad olema enne trükkimist kinnitatud (kinnituse saad vajadusel tühistada). Arvete saatmiseks märgi sobivad arved ja vajuta nupule Saada märgitud.
Soovitav on kasutada filtrit "ainult e-mailitavad", siis näidatakse ainult neid arveid, mida omanik soovis saada e-mailiga, saatmata arvete ees on linnuke. Arvete saatmiseks vajuta nupule Saada märgitud.
NB! Arve saatmiseks e-mailiga peab olema korteri andmetes sisestatud vastavalt korteriomaniku või arve saaja e-maili aadress (mitme aadressi korral eraldada komaga). Lisaks peab olema ühistu andmetes sisestatud ühistu meiliaadress, sest see pannakse saatja aadressiks.
Otsekorralduste importimiseks vali menüüst Üüriarvestus -> Otsekorraldused ja vajuta nuppu Impordi lepingud. Pärast kulude jaotamist on vastav nupp ka menüüs Arved. Sisene oma pangaprogrammi või Itella keskkonda ning salvesta (aktiivsete) makselepingute andmed faili. Seejärel vajuta nuppu Browse ning näita programmile, kuhu Sa selle faili salvestasid. Pärast faili valimist täpsusta vajadusel failitüüp ja vajuta nupule Lae fail.
NB! Siseriiklike otsekorralduste vahendaja Itella võimaldab kasutada maksetunnusena viitenumbrist erinevat numbrit. Sellisel juhul peaks kasutama failitüüpi "Siseriiklik otsekorraldus (maksetunnusega)". Kui maksetunnuseks on tavaline kontrolljärguga viitenumber, siis on failitüübiks "Siseriiklik otsekorraldus."
NB! Importimist on lubatud korrata – uus importimine kustutab kõik juba eelnevalt imporditud selle kuu sama panga või Itella lepingud. Juhul kui importisid kogemata vale faili, siis vajuta nupule Kustuta lepingud.
NB! Otsekorralduslepingud peab importima pangast enne arvete kinnitamist, kuna see võimaldab trükkida arvetele teksti „Arve kuulub maksmisele otsekorralduslepingu alusel”.
Pärast arvete kinnitamist saad otsekorralduste nõuded eksportida. Selleks vajuta Üüriarvestus -> Otsekorraldused alt nupule Ekspordi otsekorraldused. Salvesta otsekorralduste nõuded faili ja lae panka või Itellasse.
NB! Siseriiklike otsekorralduste korral toetame standardseadistuses maksjalepingute faili importi. Imporditav maksjalepingute fail peaks olema järgmise seadistusega:
Perioodi laekumisi saab sisestada pärast arvete kinnitamist. Perioodi laekumised peab sisestama enne perioodi sulgemist (perioodi sulgemine arvutab viivised ja määrab korterite lõppsaldod).
Laekumiste ükshaaval sisestamiseks vali menüüst Üüriarvestus -> Laekumised ja vajuta nupule Uus laekumine.
Kõige mugavam on laekumised importida otse pangafailist. Kui on kasutusele võetud viitenumbrid (ja maksmisel on viitenumber märgitud), siis seostatakse laekumised automaatselt õige korteriga. Viitenumbri(te) puudumisel peab laekumisele valima loetelust sobiva korteri.
Laekumiste importimiseks pangafailist vajuta nupule Laekumiste import. Eelnevalt mine oma pangaprogrammi ning salvesta perioodi (nt august 2007) pangakonto väljavõte faili. Seejärel vajuta nuppu Browse ning vali fail sealt, kuhu Sa selle salvestasid. Pärast faili valimist vajuta nupule Lae fail.
NB! Kuna laekumiste import toimub reeglina kuu algul, siis tuleb salvestada eelmise kuu konto väljavõte. Korduv laekumiste importimine ei ole soovitatav, kuna sama faili mitu korda importides on laekumised programmis topelt ning need tuleb hiljem ükshaaval kustutada.
Perioodi lõppsaldode saamiseks peab perioodi sulgema. Selleks vali menüüst Üüriarvestus -> Saldod ja vajuta nupule Sulge periood. Perioodi sulgemine tähendab, et laekumised on sisestatud. Sulgemine arvutab viivised ja määrab korterite lõppsaldod. Perioodi sulgemine on vajalik järgmise perioodi algsaldode saamiseks, kuna just perioodi sulgemisel arvutab programm vajadusel viivised ja määrab korterite lõppsaldod.
Vajadusel saad perioodi sulgemise tühistada, et näiteks laekumisi korrigeerida. Selleks vali menüüst Üüriarvestus -> Saldod ja vajuta nupule Tühista sulgemine. Seejärel saad taas korrigeerida laekumisi. Juhul kui soovid teha muudatusi arvetes, kuluarvetes, Näitudes, Osalustes, kululiikides, perioodi andmetes jne, siis pead täiendavalt tühistama (arvete) kinnitamise ja perioodi taasavama.
Ära karda, kõik andmed jäävad alles. Programm juhendab! Nüüd teed parandused seal kus vaja ning seejärel jaotad uuesti kulud, kinnitad arved ja sulged perioodi. Uue laekumise sisestamiseks piisab, kui tühistad sulgemise, sisestad laekumise ja sulged perioodi uuesti. Nüüd võid printida arved või saata need e-postiga.
NB! Saldod kanduvad järgmisse perioodi üle sulgemise käigus ja seda ainult juhul, kui järgmine periood on avatud või jaotatud seisundis. Juhul kui taasavad ja teed muudatusi vanema(te)s perioodi(de)s (nt ajal kui on avatud august 2007 ja muudad perioodi juuni 2007), siis pead järgnevatesse perioodidesse korrektsete algsaldode saamiseks eelnevalt vahepealsete perioodide arvete kinnitamise tühistama (nt juuli 2007 ja august 2007). Vahepealsed perioodid ei tohi olla suletud või kinnitatud seisundis.
Koostöös Julianus Inkassoga on võimalik teha võlglastele inkassofirma nimel meeldetuletus. Teenus on loodud, et vabastada korteriühistu juhatus või raamatupidaja ebameeldivast ülesandest probleemsetelt korteriomanikelt raha nõuda. Statistiliselt tasub 40% meeldetuletuse saanutest oma võla koheselt.
Inkassoteenuse tellimiseks peab märkima Üüriarvestuse menüü suletud perioodi saldode vaates maksetähtaja ületanud võlgniku(d) ja klõpsama nupule "Saada inkassose".
Enne nõuete menetlusse andmist saab täiendada võlgniku kontaktandmeid ja valida igale võlgnikule sobiva teenuse.
Inkassoteenuse tellimise eelvaates saab veenduda andmete õigsuses, aktsepteerida inkassoteenuse tingimused ja klõpsata nupule "Telli teenused".
Inkassoteenuse tellimisel edastatakse võlgnike andmed Julianus Inkasso infosüsteemi XML formaadis.
Edastatud võlgnikele tehakse meeldetuletus Julianus Inkasso nimel 2. tööpäeval peale nõude edastamist, kuid mitte varem kui 7 päeva pärast maksetähtaega vastavalt valitud teenusele:
Teenuse tellimise järel on vaates Saldod võimalik tutvuda krediidijärelevalve tulemuste raportiga klõpsates nupule "Vaata inkasso seisu." Samuti on inkassoteenuse tellimise järgselt vaates Saldod menetluses olevate võlgnike real veerus Inkasso vastav märge.
Korteriyhistu.net üüriarvestusest saad soovi korral eksportida koostatud arved, sisestatud laekumised ja arvestatud viivised raamatupidamise moodulisse või oma raamatupidamisprogrammi (toetatud SAF 5.2 ja 6.0 ning Eeva ja HansaRaama 5.1). Eksport toimub pearaamatu tasemel.
Esmakordsel ekspordil peab sisestama panga ja kassa, korterite ja kululiikide kontod ning muud seaded. Programmis on ekraanil toodud täpsed toimimisjuhised erinevate raamatupidamisprogrammide tarbeks.
NB! Arvete eksportimisel raamatupidamisse saab arve kuupäeva muuta eelmise, käesoleva või järgmise kuu ulatuses.
Kui üüriarvestuse eksport on seadistatud, siis klõpsates Üüriarvestuse ekspordi menüüs nupule Ekspordi kantakse üüriarvestuse perioodi andmed raamatupidamisse. Soovi korral saab valida, kas eksportida arved, laekumised, viivised ja kuluarved.
Ekspordi tulemusena tekivad päevaraamatusse kanded:
NB! Pärast ekspordi teostamist kuvatakse päevaraamat, kus kuupäevade vahemikuks on eksporditud üüriarvestuse perioodi algus ja lõpp.
NB! Eksportida saab vaid suletud üüriarvestuse perioodi andmeid.
Esialgu on eksporditud kanded kinnitamata seisundis. Kandeid võib enne kinnitamist muuta, kuid loomulikult peab arvestama, et sellisel juhul on raamatupidamises erinev seis kui üüriarvestuses.
Kannete kinnitamiseks tuleks märkida kõik kirjed (võib kasutada märkeruutu veeru päises) ja vajutada nupule Kinnita märgitud.
Kui märkida kõik äsja kinnitatuks märgitud kanded ja klõpsata nupule Tühista märgitud, siis muutuvad need kinnitamata kanneteks (äratuntav sellest, et nad kaotasid oma numbrid). Nüüd võib kanded kustutada ja korrata eksporti üüriarvestusest.
Kui pärast üüriarvestusest eksporditud kannete kinnitamist on lisatud veel mõni kanne ja see on ka kinnitatud, siis muutuvad üüriarvestuse kannete tühistamisel kanded küll tühistatuks, aga kannete numbrid jäävad alles ja neid ei saa kustutada. Kui on siiski soov neid kandeid kustutada, siis peab ka kõik hilisemad kanded tühistama - nii muutuvad kõik kanded kinnitamata kanneteks ja neid saab kustutada.
Üüriarvestusest eksporditud kandeid saab kustutada ka üüriarvestuse ekspordi vormilt. Vajutades nupule Tühista tühistatakse kõik selle perioodiga seotud kinnitatud kanded ning kustutatakse seejärel need, millel kande numbrit polnud (kinnitamata seisundis kanded). Seega kui kohe pärast üüriarvestusest eksporditud kanded tühistada, siis kustutatakse kanded raamatupidamisest. Kanded kustutatakse ka siis, kui pärast eksporti on kanded juba kinnitatud. Kanded ei kustu, kui pärast eksporti ja kinnitamist on lisatud veel mõni kanne ja see on kinnitatud. Sellisel juhul säilivad eksporditud kanded päevaraamatus tühistatud kannetena, pearaamatus kanded ei kajastu. Uus eksport lisab uued kanded ja need saavad uued numbrid.
Üüriarvestuse eksporti ja kannete tühistamist on võimalik teha ka automaatselt üüriarvestuse perioodi sulgemisel. See eeldab, et üüriarvestuse eksport on korrektselt seadistatud. Kui raamatupidamine on kasutusele võetud (kontoplaan valitud), siis tekib Üüriarvestuse alammenüüs Saldod perioodi sulgemise vormile märkeruut Eksportida raamatupidamisse. Kui kõik kontod on seadistatud, siis on see märkeruut vaikimisi valitud. Kui mõni konto on seadistamata, siis on see märkeruut vaikimisi tühi. Samuti tekib üüriarvestuse perioodi sulgemise tühistamise vormile pärast raamatupidamise kasutusele võtmist märkeruut Tühista eksport, mis on vaikimisi alati valitud.
Valides menüüst Üüriarvestus alammenüü Eksport saab kasutaja klõpsata nupul Algseadistamine, kust avaneb üüriarvestuse ekspordi algseadistuse vorm. Algseadistuse vormil saab soovi korral tekitada raamatupidamise moodulisse automaatselt üüriarvestuses kasutusel olevate pankade, arvepõhiste kululiikide ja korterite alamkontod.
Algseadistamise vormi võib kasutada ka siis, kui lisandub mõni kululiik või korter. Siis genereeritakse automaatselt alamkonto. Vastasel juhul tuleb see käsitsi tekitada ja seadistada.
Uus algseadistamine muudab ainult uute korterite/kululiikide seadistusi, olemasolevate korterite või kululiikide seadistusi ei muudeta.
NB! Kui üüriarvestuses on olnud kasutusel sama numbriga, kuid erineva nimetusega kululiike, siis peaks alamkontode automaatse genereerimise tulemused üle kontrollima ja vajadusel tegema muudatused käsitsi.
Valides menüüst Üüriarvestus alammenüü Eksport saab kasutaja muuta kontode ja almakontode seadeid. Kontode muutmise nuppude järel kuvatakse seadistamata kontode arv.
Näide 1 Ühistul on rentnik ja nõudeid tema vastu soovitakse kajastada kontol „Nõuded muude ostjate vastu”. Sellisel juhul tuleks selle korteri nõuete konto käsitsi sobiva vastu ära muuta, seda saab teha nupu Korterite nõuete kontod alt. Samuti on võimalik konto alla käsitsi uus alamkonto lisada.
Näide 2 Kahe korteri nõudeid tahetakse hoida ühisel alamkontol. Vastavad muutatused tuleb teha käsitsi samuti nupu Korterite nõuete kontod alt. Kui korteri kohta on seadistus tehtud, siis algseadete ülesalvestamine selle korteri eriseadistust ei muuda.
NB! Programm hoiatab, kui kasutajal on mõni konto sisestamata. Selline olukord võib tekkida pärast uue korteri või kululiigi lisamist.
NB! Soovitav on kasutada algseadistust, kuna siis luuakse automaatselt korterite ja kululiikide alamkontod.
Raamatupidamise moodulis sisestatakse raamatupidamiskanded, mille pealt genereeritakse kohustuslikud raamatupidamisaruanded – bilanss, tulude-kulude ja netovara ning rahavoogude aruanne.
Raamatupidamise moodul koosneb alammenüüdest:
Kontoplaani menüüs saab kirjeldada kontod ja valida neile kontoklassid, mis määravad aruannete struktuuri. Konto all täpsema arvestuse pidamiseks saab kontole lisada alamkontod. Kontoplaanis on kõik kontod seotud bilansi või kasumiaruande ja rahavoogude kirjega (kontoklassiga). Seega on automaatselt garanteeritud, et ühegi konto käive ei jää välja bilansist, kasumiaruandest või rahavoogude aruandest.
Igapäevaste toimingute lihtsustamiseks on võimalik kirjeldada tüüpkanded, mida saab võtta aluseks standardtehingute kirjendamisel. Tüüpkannete koostamisel võib vajadusel paluda abi raamatupidajalt. Edaspidi peaks regulaarsete raamatupidamiskannete sisestamisega saama hakkama igaüks.
Aruandeperioodi menüüs saab määrata aruandeperioodi ja selle vajadusel sulgeda. Kandeid saab sisestada vaid avatud aruandeperioodi.
Päevaraamat näitab kõiki kandeid kronoloogiliselt valitud ajavahemikus. Pearaamat näitab valitud ajavahemikus kõiki kandeid kontode kaupa grupeerituna. Käibeandmik näitab kontode käibeid valitud ajavahemikus.
Esmakordselt raamatupidamise menüüle klõpsates kuvatakse kontoplaani valiku leht ja pakutakse võimalust kasutada:
Esmakordsel sisenemisel on soovitav valida standardkontoplaan ja kohandada see oma vajadustele vastavaks. Standardkontoplaani valimisel kopeeritakse:
Kui on soov kasutada vaid üksikuid kontosid, siis on soovitav valida tühi kontoplaan. Seejärel saab sisestada soovitud kontod käsitsi. Tühja kontoplaani valimisel tekivad standardkontoklassid ikkagi, sest need tulenevad raamatupidamise seadusest ja ei muutu eriti tihti.
NB! Kontoplaani saab hiljem korduvalt üle kopeerida. Olemasolevad kontod säilivad, lisatakse ainult uued.
NB! Alamkontosid ei kopeerita, kuna eeldatavasti on need igas ühistus erinevad. Samuti ei kopeerita tüüpkannetes alamkonto valikuid, alamkonto väli jääb tühjaks.
Pärast kontoplaani sisestamist kuvatakse üüriarvestuse ekspordi seadistamise vorm, kus pakutakse kontosid standardkontoplaani põhjal. Kui kasutaja kasutas mõne teise ühistu kontoplaani ja selles teises ühistus vastava numbriga kontot pole, siis on seadistuses see väli tühi. Sellisel juhul tuleks sellele väljale käsitsi konto valida, muidu üüriarvestuse eksport ei toimi korrektselt.
Reeglina piisab üüriarvestuse ekspordi seadete salvestamisest ja midagi muutma ei pea. Vajadusel saab teha käsitsi muudatusi.
Algseadistamise käigus genereeritakse korterite ja tarnijate alamkontod. Tarnijate ees kohustuste kontole alamkontode genereerimisel võetakse aluseks kuluarve põhised kululiigid. Seetõttu tekivad alamkontode nimedeks näiteks Küte, Vesi ja kanalisatsioon, Üldelekter jne. Hiljem saab alamkontod ise ümber nimetada nt Tallinna Soojus, Tartu Veevärk, Eesti Energia jne.
Näide 1. Kui on soov hoida viivisenõudeid muude nõuetega samal kontol, siis peab valima viivisenõuete kontoks „Nõuded liikmete vastu“.
Näide 2. Kui kululiikide tulukontona ja kulukontona soovitakse kasutada aktivas vahekontot, siis tuleb valida soovitud konto.
Näide 3. Kui on vajadus eristada kommunaalteenuste tulukontot ja hooldustasu kulukontot, siis tuleb pärast algseadistamist seadeid muuta. Seda saab teha Üüriarvestuse menüüst Ekspordi alt. Algselt on kõikide kululiikide tulukontoks ühtemoodi kommunaalteenuste tulukonto.
NB! Kui üüriarvestuses on olnud kasutusel sama numbriga, kuid erineva nimetusega kululiike, siis peaks alamkontode automaatse genereerimise tulemused üle kontrollima ja vajadusel tegema muudatused käsitsi.
Pärast standardkontoplaani valimist ja üüriarvestuse ekspordi algseadistamist kuvatakse kontoplaani vorm, kus saab lisada või kustutada kontosid. Samuti saab lisada alamkontosid.
Üüriarvestuse ekspordi seadistamise käigus tekkinud alamkontosid võib ümber nimetada, samuti võib muuta alamkonto numbrit, see muutub automaatselt ka igal pool mujal. Ka konto numbrit võib muuta.
Kontoplaani saab muuta klõpsates nupule Vali kontoplaan. Kui raamatupidamisega on juba alustatud, siis saab uue kontoplaani valimisel märkida, et kustutada olemasolevad kontod, kontoklassid ja tüüpkanded.
NB! Kui olemasolevate andmete kustutamise linnukest mitte märkida, siis lisatakse vaid kontod/kontoklassid/tüüpkanded, mida kõnealuses ühistus ei olnud. Sellisel juhul olemasolevaid kontosid/kontoklasse/tüüpkandeid ei muudeta ja puuduvaid ära ei kustutata.
Algsaldod sisestatakse menüüst Aruandeperioodid. Uue aruandeperioodi avamisel on võimalik kohe sisestada ka algsaldod, kuid need võib ka hiljem lisada. Järgmise aruandeperioodi algsaldod arvestatakse perioodi sulgemisel.
Korterite nõuete sisestamisel tuleb 10 korteri puhul sisestada 10 rida, valides igaühele kontoks „Nõuded korterite vastu“ ja alamkontoks vastava korteri. See võib olla küllaltki tüütu, aga õnneks ühekordne tegevus.
Igal kontol on järgmised tunnused:
Kontode lisamine toimub nupuga Uus konto. Kontode muutmine ja kustutamine vastava konto real olevate nuppudega Muuda / Kustuta.
NB! Liikudes hiirega konto nimetuse peale näidatakse konto selgitust.
Igale kontole saab määrata alamkontod. Alamkonto numbrina võib sisestada numbri asemel ka tähti. Alamkontosid saab sisestada või muuta menüüs Kontoplaan nupuga Alamkontod.
Näide 1. Mitme pangaarve olemasolul saab pangakontole teha alamkonto iga panga jaoks.
Näide 2. Konto "Nõuded liikmete vastu" all peaksid olema alamkontod iga korteri jaoks.
Näide 3. Konto "Arveldused töövõtjatega" alla on soovitav teha alamkontod iga töötaja jaoks.
NB! Üüriarvestuse ekspordi algseadistuse korral tekitatakse üüriarvestuses kasutusel olevate pankade, kuluarve põhiste kululiikide ja korterite alamkontod automaatselt.
NB! Kui konto või alamkonto on kasutusel mõnes kandes, siis ei saa seda kustutada
Kontoplaani vaates on võimalik lisada või muuta märksõnu, mis on seotud konto ja alamkontoga. Märksõnu kasutatakse kontoväljavõtte importimisel kontode ja alamkontode automaatseks valikuks. Märksõnu otsitakse kontoväljavõtte väljadest Maksja/Saaja ja Selgitus.
Kontoklassid määravad ära aruannete struktuuri, ehk nad on sisuliselt bilansi ja tulude-kulude aruande read. Standardkontoplaani kontoklassid on seadistatud Raamatupidamise seaduse põhjal, kuid vajadusel saab neid muuta. Millise kontoklassi alla konkreetne konto kuulub, määratakse selle konto andmetes.
Igal kontoklassil on nimi ja tüüp. Kontoklassi tüüp määrab kontode asukoha aruandes.
Bilansi kontoklasside tüübid on järgmised:
Tulude-kulude aruande kontoklassi tüübid:
Kontoklassile saab valida ülemklassi standardsete bilansi ja tulude-kulude aruande skeemi ridade seast. Samuti saab määrata kontoklassi järjestuse sama ülemklassi alamklasside seas ning lisada kontoklassi selgituse.
NB! Hiirega kontoklassi nimele liikumisel näidatakse selle selgitust.
Tüüpkannetena on kirjeldatud enamlevinud kanded, mida saab kasutaja vastavalt vajadusele täiendada või kohandada. Tüüpkanded on grupeeritud gruppidesse, mida saab seadistada lehe lõpus oleva nupuga Kannete grupid.
Tüüpkande lisamisel tuleb määrata tehingu nimi ja summa selgitus. Seejärel tuleb sisestada kande read, kus igale reale saab määrata protsendi, kui palju sisestatud summast sellele reale arvestatakse.
Tüüpkande pealt uut kannet alustades peab sisestama ainult ühe summa, mis jaotatakse protsentide alusel erinevate deebet- ja kreeditridade vahel ära. Vajadusel saab kande tegemisel summa jaotumist kontode ja alamkontode lõikes täpsustada.
Tüüpkande põhjal uue kande alustamiseks peab klõpsama nupule Kasuta. Sama saab teha ka Päevaraamatus uue kande sisestamisel, seal tuleb valida tüüpkande valikukastist vastav kanne.
Kui leiate, et standardloetelust puudub mõni tüüpiline kanne, mida teisedki kasutajad võiksid vajada, siis andke meile teada info@korteriyhistu.net.
Aruandeperioodide menüüs saab luua uue aruandeperioodi. Aruandeperioodi avamisel tuleb määrata aasta, alguskuupäev, lõppkuupäev. Lisaks saab valida aruandeperioodi valuuta ja täpsustada esimese kande numbrit. Vaikimisi pakutakse jooksvat aastat, kuid lubatakse teha periood ka eelmiste aasta kohta. Aruandeperiood tekib vaikimisi avatuna.
Aruandeperioodi sulgemisel tehakse automaatne sulgemiskanne, millega kantakse tulu- ja kulukontode saldod aruandeaasta tulemi kontole. Suletud aruandeperioodi ei saa enam ühtegi kannet lisada ega tühistada.
Samuti kopeeritakse aruandeperioodi sulgemisel lõppsaldod järgmise perioodi algsaldodeks. Juhul kui järgmise aruandeperioodi valuuta on erinev, siis konverteeritakse kontode saldod ja lisatakse vajadusel ümardamine, mis arvestatakse järgmise aruandeperioodi tulemisse.
Suletud aruandeperioodi on võimalik uuesti avada. Avamise käigus tühistatakse ja kustutatakse sulgemiskanne. Pärast aruandeperioodi taasavamist on võimalik aruandeperioodis muudatusi teha ehk uusi kandeid lisada või olemasolevaid muuta.
NB! Varasema aruandeperioodi kannete tühistamiseks ja muutmiseks tuleb muuta avatuks ka kõik hilisemad aruandeperioodid, kuna selle tulemusena muutuvad hilisemate perioodide saldod.
Kanded moodustavad Päevaraamatu. Igal kandel on:
Kandel on kolm seisundit:
Päevaraamatus saab kandeid otsida otsisõna järgi. Otsitakse tehingu nimest, kande selgitusest ja dokumendi numbri väljast. Soovi korral saab Päevaraamatus kuvada kannete ridu, ainult kinnitatud või ainult tühistatud kandeid.
Päevaraamatus saab kandeid sorteerida veergude pealkirjade järgi ja järjestada kande numbri järgi.
NB! Kui tühistada kinnitatud kanded, millest hilisemaid kinnitatud kandeid ei ole, siis muutuvad need kanded kinnitamata kanneteks.
NB! Pearaamatus ja teistes aruannetes kajastuvad ainult kinnitatud kanded.
Kandeid saab sisestada menüüst Päevaraamat. Vaikimisi on valitud Vaba kanne, kuid soovi korral on võimalik valida varem sisestatud tüüpkannete seast. Tüüpkande puhul piisab ühe summa sisestamisest ja see jaotatakse automaatselt deebet- ja kreeditkontode vahel.
Vaba kande korral tuleb igal kande real valida konto ja sisestada deebet- või kreeditsumma. Kande reale saab konto ja alamkonto valida nupu ... abil. Samuti võib sisestada konto numbri, mille alusel pakutakse vastava numbriga algavaid kontosid, kust saab teha sobiva valiku.
Vajadusel saab uue kande sisestamise vormilt nupuga + lisada uue konto või alamkonto. Alamkonto lisamiseks peab konto olema valitud. Pärast uue konto lisamist ei muutu see automaatselt valituks, vaid tekib kontode nimekirja, kust on seda võimalik ... nupu abil valida.
Tärniga märgitud kontod nõuavad alamkonto sisestamist. Alamkonto nõue tuleneb kontoplaanist, mida saab muuta menüüs Kontoplaan. Alamkonto nõude muutmiseks peab konto muutmise vormil eemaldama linnukese vastava valiku eest.
Kande sisestamise vormil saab nupuga Võrdsusta arvutada deebeti ja kreediti erinevuse korral vahe, mis lisatakse kande esimesele reale, kus nii kreedit- kui deebetsumma on sisestamata.
NB! Uut kannet saab alustada ka eelnevalt kinnitatud kande kopeerimisega. Eelnevalt kinnitatud kande avamisel tuleb klõpsata nupule kopeeri. Kande kopeerimisel võetakse aluseks kinnitatud kande andmed, mida saab vajadusel muuta.
NB! Kande salvestamisel salvestatakse vaid need kanderead, mille ees on linnuke. Ridade kustutamiseks tuleb eemaldada linnuke vastava rea eest.
NB! Kande sisestamisel lisatakse kandele selle sisestamise aeg ja sisestaja nimi. Kande muutmisel lisatakse viimase muutmise aeg ja muutja nimi.
Kannete import võimaldab panga kontoväljavõtte põhjal tekitada automaatselt kanded päevaraamatusse. Kontoväljavõttelt imporditud kannetel on üheks kontoks alati rahakonto.
Päevaraamatus on nupp Impordi kanded.
Kontoväljavõtte impordi vormil on võimalik valida rahakonto (pank või kassa) ja alamkonto. Vaikimisi on konto numbriks 1110 ja alamkonto numbriks esimene selle konto alamkonto. Alamkonto võib impordi vormil ka tühjaks jääda, sel juhul see jääb see ka kannetes tühjaks.
Pärast kontoväljavõtte faili valimist ja üleslaadimist kuvatakse tabel kontoväljavõtte kirjetega.
Igale imporditavale kontoväljavõtte reale saab valida pangakonto vastaskonto. Kui sisestada ka märksõna, siis seostatakse edaspidi seda märksõna sisaldavad read automaatselt selle kontoga. Vaikimisi on märksõnaks maksja/saaja või selgitus.
Iga kontoväljavõtte real on märkeruut, mis on märkimata nende kirjete puhul, kus leidub juba sama kuupäeva ja selgitusega kanne. Märkimata read on läbikriipsutatud ja neid ridu ei impordita. Rea märkimisel või mittemärkimisel läbikriipsutatus muutub.
Kõik kontoväljavõtte kirjed, millel on märkeruut ja konto valitud, salvestatakse kinnitamata kannetena. Kui märkeruut on valitud, aga tüüpkanne on valimata, siis antakse viga viitega ridadele, kus konto on valimata. Vajadusel saab enne kannete kinnitamist ebavajalikud kanded kustutada või parandada.
NB! Kui tehingul peaks vastaskontosid olema mitu, siis tuleb imporditud kannet enne kinnitamist käsitsi muuta.
NB! Enne kannete importi on soovitav teostada perioodi kannete eksport üüriarvestusest. Üüriarvestusest juba eksporditud laekumiste kandeid kontoväljavõttelt vaikimisi topelt ei impordita. Sellised kanded jäetakse vaikimisi märkimata.
NB! Kuna hetkel pannakse üüriarvestuse ekspordil ühe korteri sama kuu laekumised ühte laekumise kandesse, siis märgitakse importimiseks vaikimisi ka sellised laekumise kanded, mis võivad juba sisalduda eelnevalt üüriarvestusest eksporditud laekumise koondkande ridadel.
Igal kontoväljavõtte real peab valima konto ja vajadusel alamkonto, mis on kandes rahakonto vastaskontoks. Samas olev märksõna lahter võimaldab seostada valitud konto ja alamkonto märksõnaga. Järgmisel kannete impordil seostatakse märksõna sisaldavad read automaatselt kontoga. Vaikimisi on märksõnaks maksja/saaja või selgitus.
Kui tabeli alguses on mingile hulgale kirjetele kontod ja märksõna määratud, siis saab neid märksõnasid rakendada järelejäänud kontoväljavõtte kirjetele vajutades nimekirja lõpus nuppu Salvesta märksõnad.
Märksõnasid saab täpsustada ja kustutada vaates Kontoplaan asuvalt nupult Konto märksõnad.
Kande kinnitamiseks tuleb Päevaraamatus teha kande ette linnuke ja kõpsata nupule Kinnita märgitud. Kinnitada saab mitu kannet korraga. Mitme kande puhul kinnitatakse kanded alt üles ehk varasemad kanded saavad väiksemad kandenumbrid.
NB! Kande kinnitamiseks peab kande kuupäev kuuluma avatud aruandeperioodi.
NB! Pärast kande kinnitamist on viimane muutja ja muutmise aeg samas ka kinnitaja ja kinnitamise aeg.
Kinnitatud kande muutmiseks tuleb kanne tühistada. Kui viimane kinnitatud kanne tühistada, siis muutub kanne kinnitamata kandeks ja seda saab muuta või kustutada.
Kui märkida kõik äsja kinnitatuks märgitud kanded ja klõpsata Tühista märgitud, siis muutuvad kõik need kanded kinnitamata kanneteks. Kinnitamata kanded on äratuntavad sellest, et kannetel puuduvad numbrid.
Kinnitatud kande saab kustutada. NB! Kui kinnitatud kandest, mida soovitakse kustutada, leidub hilisemaid kinnitatud kandeid, siis nummerdatakse hilisemad kanded ümber.
Pearaamat ja Käibeandmik on kontopõhised. Nii pearaamatut kui käibeandmikku saab vaadata ka kontode ja alamkontode lõikes. Klõpsates Pearaamatus konto nimel või numbril näidatakse ainult seda kontot. Klõpsates alamkonto nimel või numbril näidatakse ainult seda alamkontot. Klõpsates kande nimel näidatakse selle kande deebet- ja kreeditridu. Pearaamatus saab valida, et näidataks ka alamkontosid.
Käibeandmikus konto numbril või nimel klõpsates näidatakse vastava konto pearaamatut. Alamkonto puhul näidatakse vastavalt alamkonto pearaamatut. Käibeandmikus saab valida, et näidataks ka nullridu.
NB! Päevaraamatus saab filtreerida kontosid nende tunnusnumbri alguse järgi. Näiteks on võimalik kuvada soovitud ajavahemikus vaid kõik „2” või „21” algavatel kontodel tehtud kandeid.
NB! Päevaraamatul, pearaamatul ja käibeandmikul on ühine kuupäevade filter. Kui ühes neist kuupäevade vahemikku muuta, siis kehtib vahemik ka kõigis teistes.
NB! Pearaamat ja käibeandmik kajastavad ainult kinnitatud kandeid.
Bilanss, tulude-kulude ja rahavoogude aruanne on kontoklassi põhised ehk nende struktuur määratakse kontodele määratud kontoklassidega. Kontoklasse saab sisestada, muuta ja kustutada menüüs Kontoklassid.
NB! Bilansis ja tulude-kulude aruandes näidatakse hiirega kontoklassi nimele liikudes selle selgitust, kui see on sisestatud.
NB! Aruannetes kajastuvad vaid kinnitatud kanded.
NB! Aruannete trükkimisel ei näidata linke allajoonituna.
Bilansi menüüs saab määrata kuupäevade vahemiku.
Kui klõpsata saldo peal, siis näidatakse vastavasse kontoklassi kuuluvaid kontosid käibeandmikus, perioodiks on bilansi kaks kuupäeva.
NB! Käibeandmikus saab konto või kande peal klõpsates liikuda edasi vastavalt kontole või kandele, mis võiks olla abiks vigade otsimisel.
Tulude-kulude aruandes saab määrata kaks vahemikku ehk neli kuupäeva.
NB! Standardkontoplaani korral arvestatakse tulude-kulude aruandes nii tulukonto "Tulu kommunaalmaksetest" kui kulukonto "Kommunaalkulud" sama kontoklassi "Kommunaalmaksete vahendus" alla. Kui vahendusest saadakse tulu, siis arvestatakse see hetkel miinusega.
Rahavoogude aruande koostatakse otsemeetodil vastavalt kontodele valitud rahavoogude aruande kontoklassile. Kui kontod on kontoplaanis seotud õige rahavoogude aruande kontoklassiga, kuvatakse automaatselt õiged aruanded.
Kui on soov mõnda tehingut detailsemalt kajastada, siis lisage soovitud rahavoogude aruande
kontoklassid ja seostage need kontodega.
Rahavoogude aruande koostamisel võetakse arvesse tehingud, kus on kasutatud korrespondeeruvate
kontodena rahakontosid.
Ava avalehelt menüü Minu ühistu ja vali seejärel Dokumendid, kuhu saab üles riputada vajalikud dokumendid. Ühe dokumendi mahupiiranguks on 4MB.
Dokumendi saab lisada faili või tekstina. Klõpsates nupule Uus dokument saab täpsustada, kas tegemist on failiga või kirjutatakse dokumendi tekst samas veebiaknas.
Dokumentide kaustadena on välja pakutud Põhikiri ja kodukord, Üldkoosolekud, Juhatus, Aastaaruanded, Majanduskavad, Blanketid, Muud dokumendid.
Dokumentidele juurdepääsu saab reguleerida menüüs Rollid ja õigused. Vaikimisi on kaustale Juhatus ligipääs vaid juhatuse liikme õigustes kasutajal ehk seda kausta korteriomaniku õigustes kasutajale ei näidata.
Kui dokumente on kogunenud rohkem, siis on võimalik nende grupeerimiseks lisada dokumentide grupid. Pärast grupi lisamist on võimalik lisatav dokument seostada grupiga.
Menüüs Minu korter saab kasutaja vaadata endaga seotud korteri andmeid ja muuta elanike arvu korteris. Lisaks saab vaadata, muuta ja lisada korteriga seotud isikute andmeid, sisestada näitusid ja vaadata korterile koostatud arveid ja arvelduste ajalugu.
Korteriomanik saab standardõiguste korral endaga seotud korteris muuta elanike arvu.
Arve andmete muutmiseks peab muutma isikuandmeid.
Üks korteri omanikest on põhiomanik ja tema nimele vormistatakse arve. Kõik teised omanikud on kaasomanikud.
Arve andmete muutmiseks peab muutma isiku kontaktandmeid, kus saab märkida kas soovitakse arvet paberil ja/või e-mailiga. E-mailiga saab arve tellida iga omaniku ja elaniku e-mailile.
Korteriga saavad isikud olla seotud omaniku ja/või elaniku rollis. Kui isik on omanik ja elab korteris, siis on ta enamasti kirjas ka elanike all. Isiku andmeid saab muuta vaadetes Omanikud ja/või Elanikud. Igal isikul on üks komplekt kontaktandmeid.
Omaniku õigustega kasutaja saab lisada täiendavaid isikuid omanike ja/või elanikena ning võimaldada neil ligipääsu korteri andmetele.
Elaniku õigustega kasutaja ei saa muuta korteri andmeid ega lisada uusi omanikke ja elanikke. Elanik saab näha korteriga seotud arveid ja sisestada mõõtjate näite.
Isiku andmetes saab märkida, kas isik soovib saada arvet paberil ja/või e-mailiga. Elanik saab arve koopia saada ainult e-mailiga. Täiendavalt saab isikuandmetes valida arve keelt ja märkida, kas soovitakse meeldetuletust näitude esitamise kohta, kui ühistu meeldetuletusi saadab.
Soovi korral saab määrata õiguste kehtivuse perioodi, märkides volituste algus ja/või lõppkuupäeva. Kui lõppkuupäev pole teada, siis pole vaja seda sisestada, sest kuupäeva möödudes pole isikul enam andmetele ligipääsu.
NB! Isikule ligipääsuõiguste andmiseks peab sisestama tema isikukoodi ja õigused peavad kehtima.
Korteri näitude sisestamiseks peab korteriga seotud kasutaja valima menüüst Minu korter vaate näidud, sisestama ja kinnitama näidud.
Kui näitude sisestamise võimalus puutub, siis:
1) pole korteriga seotud ühtegi arvestit;
2) pole näitude sisestamine ühistu esindaja poolt (veel) avatud;
3) on näitude sisestamise ajavahemik möödas, kuna perioodi kulud on juba jaotatud.
NB! Kui üüriarvestuses arvestatakse kululiikide tarbimist eelmise kuu eest, siis peab näitude sisestamiseks olema järgmine periood avatud seisus. Näiteks 31. augusti 2007 näidu sisestamiseks 31. augustil 2007 peab üüriarvestuse all olema periood september 2007 avatud seisus, kuna näite kasutatakse järgmise perioodi arvestuses.
Minu korter menüüs Arved kuvatakse perioodide lõikes esitatud arved, mida saab vaadata või enda arvutisse salvestada.
Korteri arve vormistatakse alati põhiomaniku nimele. Korteril võib olla mitu omanikku, kuid ainult üks neist on põhiomanik, teised on kaasomanikud.
Iga omaniku kontaktandmetes saab märkida, kas soovitakse saada arvet paberil ja/või e-mailiga. Arve koopia saab e-mailile tellida iga omanik ja elanik. Mitme meiliaadressi korral peab need eraldama komaga.
Menüü Minu korter vaates Saldod on näha korteriga seotud arvelduste ajalugu, kus on perioodide lõikes korteri algsaldo, esitatud arve, laekumine, arvestatud viivis ja lõppsaldo.
Viivise arvestuse korral on võimalik viivise summal klõpsates näha arvestuskäiku. Viivist arvestatakse perioodi algvõlalt vastavalt võlgnevuse päevade arvule ja viivise protsendile.
Saldode vaade "võlg ja viivised eraldi" näitab detailsemalt, millest koosneb algsaldo, laekumine ja lõppsaldo. Algsaldos eristatakse võlga/ettemaksu, perioodi alguseks laekumata summat ja viiviste saldot. Laekumata summa tähendab seda, et summa maksetähtaeg pole perioodi alguseks veel saabunud ja seetõttu ei arvestata sellelt viiviseid.
Menüüs Seaded on igal kasutajal võimalik muuta või täiendada oma andmeid, mis on sisestatud korteriyhistu.net süsteemi. Samuti saab vajadusel oma kasutajakonto kustutada.
Igal ühistul on oma komplekt Sinu andmetest, sellisel kujul nagu nad ühistu poolt olid sisestatud. Kui soovid uuendada oma andmeid korraga kõikide ühistute juures, siis märgi linnuke valikus "muuda ka kõikides ühistutes".
Samuti saab iga kasutaja määrata, kas ta soovib saada korteriyhistu.net uudiseid ja koostööpartnerite pakkumisi. Muudatustest, seisakutest jne teavitame automaatselt kõikide lepinguliste klientide kontaktisikuid. Tavakasutajatele saadame väga harva ainult tähtsamaid uudiseid, kui see puudutab üle 50% kasutajaid.
Palju õnne – nüüd on Sinu ühistul moodne ja mugav internetikodu ning Sina ise oled õppinud tundma programmi ülesehituse lihtsat loogikat. Isikukoodi ja parooli abil pääsed kasutajana oma ühistu andmetele ligi kõikjal, kus levib internet. Enam pole Sul vaja tuhlata arvukates paberites või lapata märkmikku, leidmaks kiiresti üht väga vajalikku telefoninumbrit või aadressi. Korteriyhistu.net on Sulle sekretäri eest, kes hoiab ühistu andmed korrektselt korras. Palju paberit jääb määrimata ja arvutirikke tõttu ei pea Sa enam pabistama andmete kaotsimineku pärast - netist leiad need alati üles.
Loodetavasti tunnetasid, et see polegi nii raske, kui esialgu arvasid ja Sul jätkub tahtmist viia oma ühistu asjaajamine korteriyhistu.net süsteemi abil uuele tasemele.
Meie eesmärk on programmi täiendada ja arendada just Sinu ühistu soove ja vajadusi arvestades. Järgmiste projektidena lisanduvad haldusmoodul (majaraamat, hoolduskalender, hoolduspäevik, majanduskava, probleemide haldus) ning kodulehekülg (uudised, foorum, kalender). Kindlasti pole Sul põhjust sellest ilma jääda!
Julget jätkamist!