Kui Sinu ühistu pole korteriyhistu.net süsteemiga liitunud, siis pead sisestama ühistu andmed, klõpsates avalehel nupule Uus ühistu.
Sisesta nimi ja vali haldusvorm. Ühistu puhul sisesta ülejäänud väljadesse ühistu andmed, ühisuse puhul valitseja omad.
Pangakonto(de) sisestamisel genereeritakse automaatselt panga nimi kõigi Eestis tegutsevate pankade kontonumbri põhjal.
Lisaks kontaktandmetele saad lisada ühistu logo. Kõiki neid andmeid kasutatakse arvete genereerimisel. Korteriomanikele teadete ja arvete saatmiseks e-mailiga on vajalik ka meiliaadress.
Andmete salvestamiseks vajuta nupule Salvesta. Nüüd on Sinu ühistu registreeritud. Programm võimaldab ühe ühistu alla sisestada mitu maja.
NB! Ühistu andmete salvestamise järgselt kuvatakse maja andmete sisestamise alaleht.
NB! Kui Sul on mitu ühistut, toimi nendega täpselt samamoodi. Menüüriba all näed valikukasti, mille abil avanevad kõik Sinu ühistud. Kõiki andmeid saad vajadusel muuta või kustutada.
Raamatupidamis- või haldusfirma esindajana saad uue objekti lisamisel valida tüübiks haldusfirma ja sisestada firma andmed, klõpsates avalehel nupule Uus haldusfirma.
Üldandmete vormil saad sisestada firma nime ja muud andmed. Hiljem objektide sisestamisel saad need seostada haldusfirmaga.
Objektide seostamine haldusfirmaga võimaldab teha kokkuvõtteid seotud objektide kohta. Samuti on võimalik ühise pangakontode korral importida kõikidele objektidele laekumised ja otsekorraldused korraga. Lisaks on võimalik haldusfirma menüüs anda ametnikele ligipääs kõigile seotud objektidele.
Oma ühistusse kuuluvaid maju näed avades menüüst Minu ühistu alalehe Majad. Uue maja andmete sisestamiseks vajuta nuppu Uus maja ja sisesta ning salvesta maja andmed. Maja andmete sisestamise järel pakub programm võimalust sisestada korterite andmed.
Ühistus võib olla mitu maja.
Korterite andmeid on võimalik sisestada ükshaaval või importida CSV formaadis salvestatud failist. CSV faili saab lihtsalt salvestada tabelarvutusprogrammis nt Excel või OpenOffice.
Korteri andmete sisestamise alalehel on kohustuslikult täidetavad väljad korteri nr ja omaniku nimi näidatud tärniga. Igale korterile saab lisada vajalikud andmed: trepikoda, korrus, üldpind, köetav pind, arvestuslik pind, elanike arv, viitenumber.
Lisaväljadena on võimalik täiendavalt märkida: häälte arv, osamaksu suurus, osamaksu tasumise aeg, parklakoha nr, auto nr. Väljade sisse ja välja lülitamiseks tuleb Korterid vaates klõpsata nupule lisaväljad. Aktiivseid välju on võimalik kasutada kulude jaotamisel arvestuse alusena.
Igale korterile on võimalik lisada märkus, mida näidatakse osaluste ja näitude muutmisel (kuvatakse kollase ikoonina korteriomaniku nime taga). Hiire kursoriga ikoonile minemisel näidatakse märkust, klõpsates saad märkust muuta või seda sisestada.
NB! Pärast korterite andmete sisestamist kuvatakse maja nime all ühel lehel kõikide selle maja korterite üldandmed. Ühele majale saad lisada niipalju kortereid kui neid on märgitud maja andmetesse. Vajadusel pead täiendava korteri sisestamiseks suurendama maja korterite arvu. Programm hoiatab Sind, kui oled unustanud mõne korteri andmed sisestamata.
NB! Korterite andmete sisestamise järel soovitatakse genereerida viitenumbrid, mis hõlbustavad hilisemat üüriarvestust, kuna võimaldavad mugavalt seostada laekumisi imporditud pangafailist ja eksportida otsekorraldusi. Viitenumbrite genereerimiseks vajuta nupule Genereeri viitenumbrid.
Kui pead sisestama korterid ükshaaval, vali menüüst Minu ühistu -> Korterid ja vajuta nupule Uus korter, sisesta ning salvesta ükshaaval korterite andmed.
Korterite andmete ükshaaval sisestamine võib tunduda aeganõudev, kuid on programmiga töö alustamiseks möödapääsmatult vajalik tegevus.
Korterite sisestamisel pead lisama ka selle omaniku andmed, kes hakkab arveid saama. Ülejäänud omanikud saad sisestada hiljem üksiku korteri vaatest või menüüst Omanikud.
Korterite andmete importimine on võimalik CSV formaadis salvestatud failist (nt MS Excelist). Importimiseks vali „impordin korterid failist”. Imporditava faili esimesel real võiksid olla väljade nimed (nn päiserida). Kõiki (puuduvaid) andmeid saab hiljem sisestada käsitsi. Imporditavas failis peavad kindlasti sisalduma korteri number ja omaniku nimi. Lisaks võivad seal olla veerud: trepikoda, korrus, üldpind, köetav pind, arvestuslik pind, elanike arv, omaniku isikukood (lihtsustab õiguste andmist), omaniku kontaktid (e-mail, telefon, mobiil), korteri viitenumber (lihtsustab maksete seostamist korteriga – võimalik hiljem genereerida).
Exceli faili salvestamiseks CSV formaadis pead avama oma faili Excelis, valima File menüüst Save as, avanevas aknas valima faili tüübiks CSV (comma separated) ja vajuta Save, Excel hoiatab, et fail hakkab sisaldama ainult aktiivse lehe andmeid, vajuta OK, Excel hoiatab veelkord, et CSV faili ei salvestata vormistust ega valemeid, vajuta Yes.
Faili importimiseks vajuta nuppu Browse ning näita programmile oma faili asukoht. Kui salvestasid faili Excelist, siis näita äsja salvestatud CSV faili asukoht. Faili laadimiseks vajuta nupule Lae fail. Seejärel vali mis väljad sinu failis olemas on ja seosta õige info (nt esimesel real Korteri nr vali kastist vastav salvestatud failis olev veerg). Ära muretse puuduvate väljade pärast, need saad sisestada hiljem käsitsi. Väljade nimekirja all asuvate nuppudega saad liikuda faili ridade vahel, et kontrollida kas said ikka õiged väljad valitud. Kui oled väljad seostanud, siis vajuta nupule Seosta väljad ja kontrolli sisestatud andmed üle ja vajadusel sisesta puuduvad. Vajutades nuppu Salvesta imporditakse ainult need read, millel on linnuke (esimeses) veerus nimega Impordi korteriyhistu.net süsteemi.
Korterite andmeid saad muuta klõpsates menüü Üldandmed vaates Korterid korteriomaniku nimel. Kui soovid kõikide korterite andmeid korraga muuta, vali Muuda kõiki, misjärel avaneb vorm kõikide korterite andmete korraga muutmiseks.
Üksiku korteri vaates näed kõiki korteriga seotud isikuid. Korteriga saab isik olla seotud kas omaniku või elanikuna. Korteril võib olla mitu omanikku ja elanikku. Iga isiku real on isiku andmete muutmiseks nupp Muuda. Samas on ka nupp Lõpeta, mis võimaldab lõpetada isiku seose korteriga soovitud kuupäevast.
Üks korteriomanikest peab olema põhiomanik. Tema nimele ja aadressile vormistatakse arve. E-mailile saab korteri arve tellida iga korteriga seotud omanik ja elanik.
Korteriomaniku vahetumisel või lisandumisel pead klõpsama nupule Uus omanik.
Üleliigse korteri, mis on eelnevalt osalenud kulude jaotuses ja mida ei saa seetõttu kustutada, saab märkida mitteaktiivseks.
Korteri muutmise vormil või Vaates Korterid nupult "Muuda kõiki" avanevas tabelis oleva linnukese eemaldamisega valikust Aktiivne saab muuta korteri mitteaktiivseks. Mitteaktiivset korterit ei näidata üldandmetes ja see ei osale kulude jaotamises. Mitteaktiivne korter kajastub saldode vaates, kui saldo on nullist erinev. Vajadusel saab muuta korteri taas aktiivseks.
Korterid saavad kuuluda korterite gruppidesse. Korteri gruppide määramine võimaldab hiljem soovitud tunnuste alusel grupeerida ja vaadata vahesummasid gruppide kaupa. Andmeid saab grupeerituna vaadata kulude jaotuse risttabelis, arvete nimekirjas, laekumiste nimekirjas ja saldode nimekirjas, tulevikus aga kõikidel vormidel. Grupeerimiseks tuleb klõpsata tabeli päises vastava välja järel oleval ikoonil.
Korterite gruppide kirjeldamiseks tuleb korterite vormil vajutada nupule "Korterite grupid". Pärast seda saab korteri andmetes valida iga korteri puhul, millisesse gruppi ta kuulub. Kõige mugavam on seda teha vajutades korterite vormil nupule "Muuda kõiki".
Üha rohkem inimesi soovib tänapäeval saada arveid elektrooniliselt. Arve e-mailiga saamiseks tuleb isiku andmete või tema omaniku või elaniku seose muutmise vormil märkida linnuke valikusse Soovib saada arvet e-mailiga ja sisestada e-maili aadress (vt lähemalt arve saatmine e-mailiga).
Alati on kõigil kasutajatel võimalus vaadata oma korteriga seotud arvet otse veebist. Kui paberarve on kadunud, siis korteriyhistu.net süsteemis on see endiselt olemas ja igast internetiühendusega arvutist kättesaadav. Näiteks pole võlgnikel enam võimalik väita, et pole arvet kätte saanud või on selle kuhugi ära kaotanud.
Uue omaniku saad sisestada menüüst Minu ühistu -> Korterid, klõpsates korteril ja/või vajutades nupule Uus omanik.
Korteril võib olla mitu omanikku, kuid üks neist peab olema põhiomanik, kelle nimele ja aadressile vormistatakse arved. Teised omanikud saavad olla kaasomanikud.
Kui korter vahetab omanikku, siis pead lisama uue omaniku. Ühtlasi saad registreerida varem korteriga seotud isikud automaatselt korterist välja. Sinu andmebaasi jäävad kõik isikud alles. Väljaregistreerimisega lõpetatakse isikute omaniku ja elaniku seosed korteriga.
Uue omaniku andmete sisestamisel saad märkida valikud:
NB! Korterile ligipääsu andmiseks pead sisestama isikukoodi. Korteriomanik saab ligipääsu korteriomaniku õigustes. Õiguste kohta loe lähemalt alalõigust rollid ja õigused.
NB! Isikutega seotud menüüdes (Omanikud, Elanikud, Ametnikud, Kõik isikud) kuvatakse soovi korral nimekirjas „ka mittekehtivaid” ehk näidatakse kõiki kunagi sisestatud ja kustutamata isikuid.
NB! Vaates Omanikud saad märkida linnukesega isikud, kellele soovid ühistu nimel e-maili saata. Saadetud e-mailid säilitatakse ühistu e-mailide ajaloo tabelis.
Valides menüüst Minu ühistu -> Elanikud, avaneb elanike nimekiri. Uue elaniku sisestamiseks tuleb vajutada nupule Uus elanik.
Elanike all on kirjas korteris elavad isikud. Ka korteriomanik, kes elab korteris on korteri elanik. Lisaks võib elanikuna sisestada korteriomaniku pereliikmed või üürnikud.
Isiku elanikuna lisamisel saab sisestada tema kontaktandmed. Kui sisestada elaniku isikukood, siis tekib elanikul korteriyhistu.net süsteemis temaga seotud korteris ja ühistus majaelaniku õigus. Õiguste kohta loe lähemalt alalõigust rollid ja õigused.
NB! Õiguste saamiseks peab kindlasti olema sisestatud elaniku isikukood, kuna selle alusel seostatakse isik korteri ja ühistuga ning antakse talle juurdepääs korteri ja ühistu andmetele. Kui sisestad isikukoodi, kuvatakse automaatselt inimese sünnikuupäev.
NB! Kui kõikide elanike andmed pole sisestamise hetkel teada, võid igal ajal selle tegevuse juurde naasta ja esmalt sisestada vaid teadaolevate elanike andmed.
NB! Ära seosta kedagi kogemata naaberkorteriga, vaid kontrolli, et ühe korteri elanikud kenasti ühe korteri all on.
NB! Kui üks isik on seotud mitme korteriga, siis saad uue elaniku seose sisestamisel valida isiku eelnevalt sisestatud isikute seast.
NB! Vaates Elanikud saad märkida linnukesega isikud, kellele soovid ühistu nimel e-maili saata. Saadetud e-mailid säilitatakse ühistu e-mailide ajaloo tabelis.
Ametnike alla sisestatakse kõik ühistuga seotud isikud: juhatuse liige, tegevjuht raamatupidaja, revisjonikomisjon, majahoidja, elektrik, torumees jne. Iga ametniku kohta saab sisestada tema kontaktandmed ja määrata ka õigused, millistele ühistu andmetele ta ligi pääseb ja milliseid andmeid ta muuta saab.
Kui ametnikuks on eelnevalt juba korteriomaniku või elanikuna sisestatud isik, siis saad uue ametniku lisamise vormil valida olemasoleva isiku. Sellisel juhul on tema kontaktandmed juba täidetud.
Et isik (nt ametnik, korteriomanik, majaelanik jne) saaks ühistu andmetele juurdepääsu, peab olema täidetud kolm tingimust:
NB! Vaates Ametnikud saad märkida linnukesega isikud, kellele soovid ühistu nimel e-maili saata. Saadetud e-mailid säilitatakse ühistu e-mailide ajaloo tabelis.
Partnerina sisestatakse kõik ühistuga seotud osapooled, kellele kas esitatakse või kellelt saadakse arveid. Partneritega seotud tehingud saab lisada menüü Üüriarvestus vaates Tulud ja kulud, kus partnerile saab koostada arve või registreerida temalt saadud kuluarve.
NB! Vaates Partnerid saad märkida linnukesega isikud, kellele on soov ühistu nimel e-maili saata. Saadetud e-mailid säilitatakse ühistu e-mailide ajaloo tabelis.
Vaates Kõik isikud näidatakse kõiki ühistuga seotud isikuid.
Klõpsates isiku nimel avaneb tema andmete ja seoste vaade. Seal saad muuta isiku kontaktandmeid ja tema seoseid ühistuga. Saad lisada isiku korteri omanikuks, elanikuks või ühistu ametnikuks.
Isiku seose korteriga või tema ühistu ametnikuks olemise saad soovitud kuupäevast lõpetada klõpsates nupule Lõpeta.
NB! Vaates Kõik isikud saad märkida linnukesega isikud, kellele soovid ühistu nimel e-maili saata. Saadetud e-mailid säilitatakse ühistu e-mailide ajaloo tabelis.
Igas ühistus on mitmeid rolle. Keegi on raamatupidaja, keegi revisjonikomisjoni või juhatuse liige, kojamees või veel keegi. Veebikodus on neil vastavalt rollile ka teatud õigused. Selge see, et kojamees ei pääse raamatupidaja või juhatuse liikme töömaile andmeid korrigeerima, kuid kui ta on ühtlasi ka majaelanik või korteriomanik, laienevad talle õigused vaadata oma korteri andmeid, sisestada näite jne.
Tavaliselt peab keegi programmi haldama ehk administreerima. Tema on administraator, kel on kõikidele andmetele juurdepääs ja nende muutmise õigus. Administraator peab olema usaldusväärne isik (nt seotud ühistu juhtkonnaga), kõigile ei maksa selliseid privileege seada. Nii piisab revisjonikomisjoni liikmele, kui ta näeb üldist kulude jaotust ja laekumisi. Ühistu ja elanike andmete muutmise võimalust pole tingimata vaja ka raamatupidajal. Tegelikult saab iga ühistu ise otsustada, kellele milliseid õigusi annab.
Valides menüüst Minu ühistu -> Rollid ja õigused saab rolli nimel klõpsates märkida, millistele andmetele keegi ligi pääseb. Kui leiad, et oled kellegi õigusi põhjendamatult piiranud või kellelegi andnud ülearu, saad alati teha parandusi. Programm võimaldab lisaks olemasolevate rollide muutmisele ka luua uusi just Sinu poolt määratud õigustega rolle.
NB! Ükski roll pole igavene, kõike saab alati muuta. Kui vahetub juhatus, vahetuvad tavaliselt ka rollid ja õigusedki lähevad üle teistele isikutele.
NB! Rollidest annab hea ülevaate risttabel.
Infosüsteemiga tutvumise järel sõlmitakse kasutajaga tarkvara edasiseks kasutamiseks kirjalik leping, kus fikseeritakse poolte õigused, kohustused ja vastutus.
Valides menüüst Minu ühistu -> Lepingud saab ülevaate kehtivast lepingust. Kasutaja (ühistu) saab lepingu sõlmida otse veebist. Lepingu sõlmimisel on võimalik valida, kas leping saadetakse postiga või e-mailiga. Viimasel juhul toimub allkirjastamine ID-kaardiga.
Mitme ühistuga seotud kasutaja (nt haldusfirma) saab mitu ühistut või hiljem lisanduvad ühistud lisada sama lepingu alla, valides ühistu lisamisel lepinguks oma lepingu.
Veebi kaudu saab muuta lepingu kontaktandmeid, tarkvara kasutamise eest esitatava arve emaili aadressi ning kasutatavat paketti.
NB! Kehtiva lepingu korral saab paketi vahetuse kinnitada lepingu kontaktandmete muutmise ja paketi valiku vormil. Samuti suunatakse kasutaja samale vormile, kui üüriarvestuse paketi korral sisenetakse raamatupidamise moodulisse.
Turvalisuse huvides on loodud kasutajale võimalus salvestada oma andmetest varukoopia. Omaltpoolt teeb regulaarselt varukoopiaid ka teenusepakkuja. Varukoopia salvestatakse ZIP failina, kuhu on koondatud tekstifailidena kõik infosüsteemis hoitavad andmed. Tekstifailid (CSV) on hiljem loetavad tabelarvutusprogrammidega nt Excel.
Üldandmete menüü vaadetes Omanikud, Elanikud ja Kõik isikud saad saata ühistu nimel ja e-maili aadressilt ühele või mitmele isikule e-maili. Selleks pead märkima linnukesega isikud, kellele soovid e-maili saata ja klõpsama nupule Saada e-mail.
Seejärel saad sisestada e-maili pealkirja ja sisu. E-mailis saad kasutada märgendeid {nimi} ja {korter}, mis asendatakse e-maili saatmisel vastavalt saaja nime ja korteri aadressiga.
Enne e-maili välja saatmist pead vaatama eelvaadet, kus näed saadetavat e-maili ja saad vajadusel enne nupule Saada klõpsamist teha muudatusi. E-maili muutmiseks pead klõpsama nupule Tagasi.
Saadetud e-mailid säilitatakse ühistu e-mailide ajaloo tabelis.
NB! E-maili saad saata isikutele, kelle e-mail on sisestatud. Kui oled märkinud isiku, kelle e-maili pole sisestatud, siis antakse vastav hoiatus.
NB! Kui saadad kirja mitmele isikule korraga, siis näidatakse eelvaates vaid esimese isiku andmeid. Päris e-mailides on iga e-maili saaja andmed.