Korterite andmeid on võimalik sisestada ükshaaval või importida CSV formaadis salvestatud failist. CSV faili saab lihtsalt salvestada tabelarvutusprogrammis nt Excel või OpenOffice.
Korteri andmete sisestamise alalehel on kohustuslikult täidetavad väljad korteri nr ja omaniku nimi näidatud tärniga. Igale korterile saab lisada vajalikud andmed: trepikoda, korrus, üldpind, köetav pind, arvestuslik pind, elanike arv, viitenumber.
Lisaväljadena on võimalik täiendavalt märkida: häälte arv, osamaksu suurus, osamaksu tasumise aeg, parklakoha nr, auto nr. Väljade sisse ja välja lülitamiseks tuleb Korterid vaates klõpsata nupule lisaväljad. Aktiivseid välju on võimalik kasutada kulude jaotamisel arvestuse alusena.
Igale korterile on võimalik lisada märkus, mida näidatakse osaluste ja näitude muutmisel (kuvatakse kollase ikoonina korteriomaniku nime taga). Hiire kursoriga ikoonile minemisel näidatakse märkust, klõpsates saad märkust muuta või seda sisestada.
NB! Pärast korterite andmete sisestamist kuvatakse maja nime all ühel lehel kõikide selle maja korterite üldandmed. Ühele majale saad lisada niipalju kortereid kui neid on märgitud maja andmetesse. Vajadusel pead täiendava korteri sisestamiseks suurendama maja korterite arvu. Programm hoiatab Sind, kui oled unustanud mõne korteri andmed sisestamata.
NB! Korterite andmete sisestamise järel soovitatakse genereerida viitenumbrid, mis hõlbustavad hilisemat üüriarvestust, kuna võimaldavad mugavalt seostada laekumisi imporditud pangafailist ja eksportida otsekorraldusi. Viitenumbrite genereerimiseks vajuta nupule Genereeri viitenumbrid.
Kui pead sisestama korterid ükshaaval, vali menüüst Minu ühistu -> Korterid ja vajuta nupule Uus korter, sisesta ning salvesta ükshaaval korterite andmed.
Korterite andmete ükshaaval sisestamine võib tunduda aeganõudev, kuid on programmiga töö alustamiseks möödapääsmatult vajalik tegevus.
Korterite sisestamisel pead lisama ka selle omaniku andmed, kes hakkab arveid saama. Ülejäänud omanikud saad sisestada hiljem üksiku korteri vaatest või menüüst Omanikud.
Korterite andmete importimine on võimalik CSV formaadis salvestatud failist (nt MS Excelist). Importimiseks vali „impordin korterid failist”. Imporditava faili esimesel real võiksid olla väljade nimed (nn päiserida). Kõiki (puuduvaid) andmeid saab hiljem sisestada käsitsi. Imporditavas failis peavad kindlasti sisalduma korteri number ja omaniku nimi. Lisaks võivad seal olla veerud: trepikoda, korrus, üldpind, köetav pind, arvestuslik pind, elanike arv, omaniku isikukood (lihtsustab õiguste andmist), omaniku kontaktid (e-mail, telefon, mobiil), korteri viitenumber (lihtsustab maksete seostamist korteriga – võimalik hiljem genereerida).
Exceli faili salvestamiseks CSV formaadis pead avama oma faili Excelis, valima File menüüst Save as, avanevas aknas valima faili tüübiks CSV (comma separated) ja vajuta Save, Excel hoiatab, et fail hakkab sisaldama ainult aktiivse lehe andmeid, vajuta OK, Excel hoiatab veelkord, et CSV faili ei salvestata vormistust ega valemeid, vajuta Yes.
Faili importimiseks vajuta nuppu Browse ning näita programmile oma faili asukoht. Kui salvestasid faili Excelist, siis näita äsja salvestatud CSV faili asukoht. Faili laadimiseks vajuta nupule Lae fail. Seejärel vali mis väljad sinu failis olemas on ja seosta õige info (nt esimesel real Korteri nr vali kastist vastav salvestatud failis olev veerg). Ära muretse puuduvate väljade pärast, need saad sisestada hiljem käsitsi. Väljade nimekirja all asuvate nuppudega saad liikuda faili ridade vahel, et kontrollida kas said ikka õiged väljad valitud. Kui oled väljad seostanud, siis vajuta nupule Seosta väljad ja kontrolli sisestatud andmed üle ja vajadusel sisesta puuduvad. Vajutades nuppu Salvesta imporditakse ainult need read, millel on linnuke (esimeses) veerus nimega Impordi korteriyhistu.net süsteemi.
Korterite andmeid saad muuta klõpsates menüü Üldandmed vaates Korterid korteriomaniku nimel. Kui soovid kõikide korterite andmeid korraga muuta, vali Muuda kõiki, misjärel avaneb vorm kõikide korterite andmete korraga muutmiseks.
Üksiku korteri vaates näed kõiki korteriga seotud isikuid. Korteriga saab isik olla seotud kas omaniku või elanikuna. Korteril võib olla mitu omanikku ja elanikku. Iga isiku real on isiku andmete muutmiseks nupp Muuda. Samas on ka nupp Lõpeta, mis võimaldab lõpetada isiku seose korteriga soovitud kuupäevast.
Üks korteriomanikest peab olema põhiomanik. Tema nimele ja aadressile vormistatakse arve. E-mailile saab korteri arve tellida iga korteriga seotud omanik ja elanik.
Korteriomaniku vahetumisel või lisandumisel pead klõpsama nupule Uus omanik.
Üleliigse korteri, mis on eelnevalt osalenud kulude jaotuses ja mida ei saa seetõttu kustutada, saab märkida mitteaktiivseks.
Korteri muutmise vormil või Vaates Korterid nupult "Muuda kõiki" avanevas tabelis oleva linnukese eemaldamisega valikust Aktiivne saab muuta korteri mitteaktiivseks. Mitteaktiivset korterit ei näidata üldandmetes ja see ei osale kulude jaotamises. Mitteaktiivne korter kajastub saldode vaates, kui saldo on nullist erinev. Vajadusel saab muuta korteri taas aktiivseks.
Korterid saavad kuuluda korterite gruppidesse. Korteri gruppide määramine võimaldab hiljem soovitud tunnuste alusel grupeerida ja vaadata vahesummasid gruppide kaupa. Andmeid saab grupeerituna vaadata kulude jaotuse risttabelis, arvete nimekirjas, laekumiste nimekirjas ja saldode nimekirjas, tulevikus aga kõikidel vormidel. Grupeerimiseks tuleb klõpsata tabeli päises vastava välja järel oleval ikoonil.
Korterite gruppide kirjeldamiseks tuleb korterite vormil vajutada nupule "Korterite grupid". Pärast seda saab korteri andmetes valida iga korteri puhul, millisesse gruppi ta kuulub. Kõige mugavam on seda teha vajutades korterite vormil nupule "Muuda kõiki".
Üha rohkem inimesi soovib tänapäeval saada arveid elektrooniliselt. Arve e-mailiga saamiseks tuleb isiku andmete või tema omaniku või elaniku seose muutmise vormil märkida linnuke valikusse Soovib saada arvet e-mailiga ja sisestada e-maili aadress (vt lähemalt arve saatmine e-mailiga).
Alati on kõigil kasutajatel võimalus vaadata oma korteriga seotud arvet otse veebist. Kui paberarve on kadunud, siis korteriyhistu.net süsteemis on see endiselt olemas ja igast internetiühendusega arvutist kättesaadav. Näiteks pole võlgnikel enam võimalik väita, et pole arvet kätte saanud või on selle kuhugi ära kaotanud.