Raamatupidamise moodulis sisestatakse raamatupidamiskanded, mille pealt genereeritakse kohustuslikud raamatupidamisaruanded – bilanss, tulude-kulude ja netovara ning rahavoogude aruanne.
Raamatupidamise moodul koosneb alammenüüdest:
Kontoplaani menüüs saab kirjeldada kontod ja valida neile kontoklassid, mis määravad aruannete struktuuri. Konto all täpsema arvestuse pidamiseks saab kontole lisada alamkontod. Kontoplaanis on kõik kontod seotud bilansi või kasumiaruande ja rahavoogude kirjega (kontoklassiga). Seega on automaatselt garanteeritud, et ühegi konto käive ei jää välja bilansist, kasumiaruandest või rahavoogude aruandest.
Igapäevaste toimingute lihtsustamiseks on võimalik kirjeldada tüüpkanded, mida saab võtta aluseks standardtehingute kirjendamisel. Tüüpkannete koostamisel võib vajadusel paluda abi raamatupidajalt. Edaspidi peaks regulaarsete raamatupidamiskannete sisestamisega saama hakkama igaüks.
Aruandeperioodi menüüs saab määrata aruandeperioodi ja selle vajadusel sulgeda. Kandeid saab sisestada vaid avatud aruandeperioodi.
Päevaraamat näitab kõiki kandeid kronoloogiliselt valitud ajavahemikus. Pearaamat näitab valitud ajavahemikus kõiki kandeid kontode kaupa grupeerituna. Käibeandmik näitab kontode käibeid valitud ajavahemikus.
Esmakordselt raamatupidamise menüüle klõpsates kuvatakse kontoplaani valiku leht ja pakutakse võimalust kasutada:
Esmakordsel sisenemisel on soovitav valida standardkontoplaan ja kohandada see oma vajadustele vastavaks. Standardkontoplaani valimisel kopeeritakse:
Kui on soov kasutada vaid üksikuid kontosid, siis on soovitav valida tühi kontoplaan. Seejärel saab sisestada soovitud kontod käsitsi. Tühja kontoplaani valimisel tekivad standardkontoklassid ikkagi, sest need tulenevad raamatupidamise seadusest ja ei muutu eriti tihti.
NB! Kontoplaani saab hiljem korduvalt üle kopeerida. Olemasolevad kontod säilivad, lisatakse ainult uued.
NB! Alamkontosid ei kopeerita, kuna eeldatavasti on need igas ühistus erinevad. Samuti ei kopeerita tüüpkannetes alamkonto valikuid, alamkonto väli jääb tühjaks.
Pärast kontoplaani sisestamist kuvatakse üüriarvestuse ekspordi seadistamise vorm, kus pakutakse kontosid standardkontoplaani põhjal. Kui kasutaja kasutas mõne teise ühistu kontoplaani ja selles teises ühistus vastava numbriga kontot pole, siis on seadistuses see väli tühi. Sellisel juhul tuleks sellele väljale käsitsi konto valida, muidu üüriarvestuse eksport ei toimi korrektselt.
Reeglina piisab üüriarvestuse ekspordi seadete salvestamisest ja midagi muutma ei pea. Vajadusel saab teha käsitsi muudatusi.
Algseadistamise käigus genereeritakse korterite ja tarnijate alamkontod. Tarnijate ees kohustuste kontole alamkontode genereerimisel võetakse aluseks kuluarve põhised kululiigid. Seetõttu tekivad alamkontode nimedeks näiteks Küte, Vesi ja kanalisatsioon, Üldelekter jne. Hiljem saab alamkontod ise ümber nimetada nt Tallinna Soojus, Tartu Veevärk, Eesti Energia jne.
Näide 1. Kui on soov hoida viivisenõudeid muude nõuetega samal kontol, siis peab valima viivisenõuete kontoks „Nõuded liikmete vastu“.
Näide 2. Kui kululiikide tulukontona ja kulukontona soovitakse kasutada aktivas vahekontot, siis tuleb valida soovitud konto.
Näide 3. Kui on vajadus eristada kommunaalteenuste tulukontot ja hooldustasu kulukontot, siis tuleb pärast algseadistamist seadeid muuta. Seda saab teha Üüriarvestuse menüüst Ekspordi alt. Algselt on kõikide kululiikide tulukontoks ühtemoodi kommunaalteenuste tulukonto.
NB! Kui üüriarvestuses on olnud kasutusel sama numbriga, kuid erineva nimetusega kululiike, siis peaks alamkontode automaatse genereerimise tulemused üle kontrollima ja vajadusel tegema muudatused käsitsi.
Pärast standardkontoplaani valimist ja üüriarvestuse ekspordi algseadistamist kuvatakse kontoplaani vorm, kus saab lisada või kustutada kontosid. Samuti saab lisada alamkontosid.
Üüriarvestuse ekspordi seadistamise käigus tekkinud alamkontosid võib ümber nimetada, samuti võib muuta alamkonto numbrit, see muutub automaatselt ka igal pool mujal. Ka konto numbrit võib muuta.
Kontoplaani saab muuta klõpsates nupule Vali kontoplaan. Kui raamatupidamisega on juba alustatud, siis saab uue kontoplaani valimisel märkida, et kustutada olemasolevad kontod, kontoklassid ja tüüpkanded.
NB! Kui olemasolevate andmete kustutamise linnukest mitte märkida, siis lisatakse vaid kontod/kontoklassid/tüüpkanded, mida kõnealuses ühistus ei olnud. Sellisel juhul olemasolevaid kontosid/kontoklasse/tüüpkandeid ei muudeta ja puuduvaid ära ei kustutata.
Algsaldod sisestatakse menüüst Aruandeperioodid. Uue aruandeperioodi avamisel on võimalik kohe sisestada ka algsaldod, kuid need võib ka hiljem lisada. Järgmise aruandeperioodi algsaldod arvestatakse perioodi sulgemisel.
Korterite nõuete sisestamisel tuleb 10 korteri puhul sisestada 10 rida, valides igaühele kontoks „Nõuded korterite vastu“ ja alamkontoks vastava korteri. See võib olla küllaltki tüütu, aga õnneks ühekordne tegevus.
Igal kontol on järgmised tunnused:
Kontode lisamine toimub nupuga Uus konto. Kontode muutmine ja kustutamine vastava konto real olevate nuppudega Muuda / Kustuta.
NB! Liikudes hiirega konto nimetuse peale näidatakse konto selgitust.
Igale kontole saab määrata alamkontod. Alamkonto numbrina võib sisestada numbri asemel ka tähti. Alamkontosid saab sisestada või muuta menüüs Kontoplaan nupuga Alamkontod.
Näide 1. Mitme pangaarve olemasolul saab pangakontole teha alamkonto iga panga jaoks.
Näide 2. Konto "Nõuded liikmete vastu" all peaksid olema alamkontod iga korteri jaoks.
Näide 3. Konto "Arveldused töövõtjatega" alla on soovitav teha alamkontod iga töötaja jaoks.
NB! Üüriarvestuse ekspordi algseadistuse korral tekitatakse üüriarvestuses kasutusel olevate pankade, kuluarve põhiste kululiikide ja korterite alamkontod automaatselt.
NB! Kui konto või alamkonto on kasutusel mõnes kandes, siis ei saa seda kustutada
Kontoplaani vaates on võimalik lisada või muuta märksõnu, mis on seotud konto ja alamkontoga. Märksõnu kasutatakse kontoväljavõtte importimisel kontode ja alamkontode automaatseks valikuks. Märksõnu otsitakse kontoväljavõtte väljadest Maksja/Saaja ja Selgitus.
Kontoklassid määravad ära aruannete struktuuri, ehk nad on sisuliselt bilansi ja tulude-kulude aruande read. Standardkontoplaani kontoklassid on seadistatud Raamatupidamise seaduse põhjal, kuid vajadusel saab neid muuta. Millise kontoklassi alla konkreetne konto kuulub, määratakse selle konto andmetes.
Igal kontoklassil on nimi ja tüüp. Kontoklassi tüüp määrab kontode asukoha aruandes.
Bilansi kontoklasside tüübid on järgmised:
Tulude-kulude aruande kontoklassi tüübid:
Kontoklassile saab valida ülemklassi standardsete bilansi ja tulude-kulude aruande skeemi ridade seast. Samuti saab määrata kontoklassi järjestuse sama ülemklassi alamklasside seas ning lisada kontoklassi selgituse.
NB! Hiirega kontoklassi nimele liikumisel näidatakse selle selgitust.
Tüüpkannetena on kirjeldatud enamlevinud kanded, mida saab kasutaja vastavalt vajadusele täiendada või kohandada. Tüüpkanded on grupeeritud gruppidesse, mida saab seadistada lehe lõpus oleva nupuga Kannete grupid.
Tüüpkande lisamisel tuleb määrata tehingu nimi ja summa selgitus. Seejärel tuleb sisestada kande read, kus igale reale saab määrata protsendi, kui palju sisestatud summast sellele reale arvestatakse.
Tüüpkande pealt uut kannet alustades peab sisestama ainult ühe summa, mis jaotatakse protsentide alusel erinevate deebet- ja kreeditridade vahel ära. Vajadusel saab kande tegemisel summa jaotumist kontode ja alamkontode lõikes täpsustada.
Tüüpkande põhjal uue kande alustamiseks peab klõpsama nupule Kasuta. Sama saab teha ka Päevaraamatus uue kande sisestamisel, seal tuleb valida tüüpkande valikukastist vastav kanne.
Kui leiate, et standardloetelust puudub mõni tüüpiline kanne, mida teisedki kasutajad võiksid vajada, siis andke meile teada info@korteriyhistu.net.
Aruandeperioodide menüüs saab luua uue aruandeperioodi. Aruandeperioodi avamisel tuleb määrata aasta, alguskuupäev, lõppkuupäev. Lisaks saab valida aruandeperioodi valuuta ja täpsustada esimese kande numbrit. Vaikimisi pakutakse jooksvat aastat, kuid lubatakse teha periood ka eelmiste aasta kohta. Aruandeperiood tekib vaikimisi avatuna.
Aruandeperioodi sulgemisel tehakse automaatne sulgemiskanne, millega kantakse tulu- ja kulukontode saldod aruandeaasta tulemi kontole. Suletud aruandeperioodi ei saa enam ühtegi kannet lisada ega tühistada.
Samuti kopeeritakse aruandeperioodi sulgemisel lõppsaldod järgmise perioodi algsaldodeks. Juhul kui järgmise aruandeperioodi valuuta on erinev, siis konverteeritakse kontode saldod ja lisatakse vajadusel ümardamine, mis arvestatakse järgmise aruandeperioodi tulemisse.
Suletud aruandeperioodi on võimalik uuesti avada. Avamise käigus tühistatakse ja kustutatakse sulgemiskanne. Pärast aruandeperioodi taasavamist on võimalik aruandeperioodis muudatusi teha ehk uusi kandeid lisada või olemasolevaid muuta.
NB! Varasema aruandeperioodi kannete tühistamiseks ja muutmiseks tuleb muuta avatuks ka kõik hilisemad aruandeperioodid, kuna selle tulemusena muutuvad hilisemate perioodide saldod.
Kanded moodustavad Päevaraamatu. Igal kandel on:
Kandel on kolm seisundit:
Päevaraamatus saab kandeid otsida otsisõna järgi. Otsitakse tehingu nimest, kande selgitusest ja dokumendi numbri väljast. Soovi korral saab Päevaraamatus kuvada kannete ridu, ainult kinnitatud või ainult tühistatud kandeid.
Päevaraamatus saab kandeid sorteerida veergude pealkirjade järgi ja järjestada kande numbri järgi.
NB! Kui tühistada kinnitatud kanded, millest hilisemaid kinnitatud kandeid ei ole, siis muutuvad need kanded kinnitamata kanneteks.
NB! Pearaamatus ja teistes aruannetes kajastuvad ainult kinnitatud kanded.
Kandeid saab sisestada menüüst Päevaraamat. Vaikimisi on valitud Vaba kanne, kuid soovi korral on võimalik valida varem sisestatud tüüpkannete seast. Tüüpkande puhul piisab ühe summa sisestamisest ja see jaotatakse automaatselt deebet- ja kreeditkontode vahel.
Vaba kande korral tuleb igal kande real valida konto ja sisestada deebet- või kreeditsumma. Kande reale saab konto ja alamkonto valida nupu ... abil. Samuti võib sisestada konto numbri, mille alusel pakutakse vastava numbriga algavaid kontosid, kust saab teha sobiva valiku.
Vajadusel saab uue kande sisestamise vormilt nupuga + lisada uue konto või alamkonto. Alamkonto lisamiseks peab konto olema valitud. Pärast uue konto lisamist ei muutu see automaatselt valituks, vaid tekib kontode nimekirja, kust on seda võimalik ... nupu abil valida.
Tärniga märgitud kontod nõuavad alamkonto sisestamist. Alamkonto nõue tuleneb kontoplaanist, mida saab muuta menüüs Kontoplaan. Alamkonto nõude muutmiseks peab konto muutmise vormil eemaldama linnukese vastava valiku eest.
Kande sisestamise vormil saab nupuga Võrdsusta arvutada deebeti ja kreediti erinevuse korral vahe, mis lisatakse kande esimesele reale, kus nii kreedit- kui deebetsumma on sisestamata.
NB! Uut kannet saab alustada ka eelnevalt kinnitatud kande kopeerimisega. Eelnevalt kinnitatud kande avamisel tuleb klõpsata nupule kopeeri. Kande kopeerimisel võetakse aluseks kinnitatud kande andmed, mida saab vajadusel muuta.
NB! Kande salvestamisel salvestatakse vaid need kanderead, mille ees on linnuke. Ridade kustutamiseks tuleb eemaldada linnuke vastava rea eest.
NB! Kande sisestamisel lisatakse kandele selle sisestamise aeg ja sisestaja nimi. Kande muutmisel lisatakse viimase muutmise aeg ja muutja nimi.
Kannete import võimaldab panga kontoväljavõtte põhjal tekitada automaatselt kanded päevaraamatusse. Kontoväljavõttelt imporditud kannetel on üheks kontoks alati rahakonto.
Päevaraamatus on nupp Impordi kanded.
Kontoväljavõtte impordi vormil on võimalik valida rahakonto (pank või kassa) ja alamkonto. Vaikimisi on konto numbriks 1110 ja alamkonto numbriks esimene selle konto alamkonto. Alamkonto võib impordi vormil ka tühjaks jääda, sel juhul see jääb see ka kannetes tühjaks.
Pärast kontoväljavõtte faili valimist ja üleslaadimist kuvatakse tabel kontoväljavõtte kirjetega.
Igale imporditavale kontoväljavõtte reale saab valida pangakonto vastaskonto. Kui sisestada ka märksõna, siis seostatakse edaspidi seda märksõna sisaldavad read automaatselt selle kontoga. Vaikimisi on märksõnaks maksja/saaja või selgitus.
Iga kontoväljavõtte real on märkeruut, mis on märkimata nende kirjete puhul, kus leidub juba sama kuupäeva ja selgitusega kanne. Märkimata read on läbikriipsutatud ja neid ridu ei impordita. Rea märkimisel või mittemärkimisel läbikriipsutatus muutub.
Kõik kontoväljavõtte kirjed, millel on märkeruut ja konto valitud, salvestatakse kinnitamata kannetena. Kui märkeruut on valitud, aga tüüpkanne on valimata, siis antakse viga viitega ridadele, kus konto on valimata. Vajadusel saab enne kannete kinnitamist ebavajalikud kanded kustutada või parandada.
NB! Kui tehingul peaks vastaskontosid olema mitu, siis tuleb imporditud kannet enne kinnitamist käsitsi muuta.
NB! Enne kannete importi on soovitav teostada perioodi kannete eksport üüriarvestusest. Üüriarvestusest juba eksporditud laekumiste kandeid kontoväljavõttelt vaikimisi topelt ei impordita. Sellised kanded jäetakse vaikimisi märkimata.
NB! Kuna hetkel pannakse üüriarvestuse ekspordil ühe korteri sama kuu laekumised ühte laekumise kandesse, siis märgitakse importimiseks vaikimisi ka sellised laekumise kanded, mis võivad juba sisalduda eelnevalt üüriarvestusest eksporditud laekumise koondkande ridadel.
Igal kontoväljavõtte real peab valima konto ja vajadusel alamkonto, mis on kandes rahakonto vastaskontoks. Samas olev märksõna lahter võimaldab seostada valitud konto ja alamkonto märksõnaga. Järgmisel kannete impordil seostatakse märksõna sisaldavad read automaatselt kontoga. Vaikimisi on märksõnaks maksja/saaja või selgitus.
Kui tabeli alguses on mingile hulgale kirjetele kontod ja märksõna määratud, siis saab neid märksõnasid rakendada järelejäänud kontoväljavõtte kirjetele vajutades nimekirja lõpus nuppu Salvesta märksõnad.
Märksõnasid saab täpsustada ja kustutada vaates Kontoplaan asuvalt nupult Konto märksõnad.
Kande kinnitamiseks tuleb Päevaraamatus teha kande ette linnuke ja kõpsata nupule Kinnita märgitud. Kinnitada saab mitu kannet korraga. Mitme kande puhul kinnitatakse kanded alt üles ehk varasemad kanded saavad väiksemad kandenumbrid.
NB! Kande kinnitamiseks peab kande kuupäev kuuluma avatud aruandeperioodi.
NB! Pärast kande kinnitamist on viimane muutja ja muutmise aeg samas ka kinnitaja ja kinnitamise aeg.
Kinnitatud kande muutmiseks tuleb kanne tühistada. Kui viimane kinnitatud kanne tühistada, siis muutub kanne kinnitamata kandeks ja seda saab muuta või kustutada.
Kui märkida kõik äsja kinnitatuks märgitud kanded ja klõpsata Tühista märgitud, siis muutuvad kõik need kanded kinnitamata kanneteks. Kinnitamata kanded on äratuntavad sellest, et kannetel puuduvad numbrid.
Kinnitatud kande saab kustutada. NB! Kui kinnitatud kandest, mida soovitakse kustutada, leidub hilisemaid kinnitatud kandeid, siis nummerdatakse hilisemad kanded ümber.
Pearaamat ja Käibeandmik on kontopõhised. Nii pearaamatut kui käibeandmikku saab vaadata ka kontode ja alamkontode lõikes. Klõpsates Pearaamatus konto nimel või numbril näidatakse ainult seda kontot. Klõpsates alamkonto nimel või numbril näidatakse ainult seda alamkontot. Klõpsates kande nimel näidatakse selle kande deebet- ja kreeditridu. Pearaamatus saab valida, et näidataks ka alamkontosid.
Käibeandmikus konto numbril või nimel klõpsates näidatakse vastava konto pearaamatut. Alamkonto puhul näidatakse vastavalt alamkonto pearaamatut. Käibeandmikus saab valida, et näidataks ka nullridu.
NB! Päevaraamatus saab filtreerida kontosid nende tunnusnumbri alguse järgi. Näiteks on võimalik kuvada soovitud ajavahemikus vaid kõik „2” või „21” algavatel kontodel tehtud kandeid.
NB! Päevaraamatul, pearaamatul ja käibeandmikul on ühine kuupäevade filter. Kui ühes neist kuupäevade vahemikku muuta, siis kehtib vahemik ka kõigis teistes.
NB! Pearaamat ja käibeandmik kajastavad ainult kinnitatud kandeid.
Bilanss, tulude-kulude ja rahavoogude aruanne on kontoklassi põhised ehk nende struktuur määratakse kontodele määratud kontoklassidega. Kontoklasse saab sisestada, muuta ja kustutada menüüs Kontoklassid.
NB! Bilansis ja tulude-kulude aruandes näidatakse hiirega kontoklassi nimele liikudes selle selgitust, kui see on sisestatud.
NB! Aruannetes kajastuvad vaid kinnitatud kanded.
NB! Aruannete trükkimisel ei näidata linke allajoonituna.
Bilansi menüüs saab määrata kuupäevade vahemiku.
Kui klõpsata saldo peal, siis näidatakse vastavasse kontoklassi kuuluvaid kontosid käibeandmikus, perioodiks on bilansi kaks kuupäeva.
NB! Käibeandmikus saab konto või kande peal klõpsates liikuda edasi vastavalt kontole või kandele, mis võiks olla abiks vigade otsimisel.
Tulude-kulude aruandes saab määrata kaks vahemikku ehk neli kuupäeva.
NB! Standardkontoplaani korral arvestatakse tulude-kulude aruandes nii tulukonto "Tulu kommunaalmaksetest" kui kulukonto "Kommunaalkulud" sama kontoklassi "Kommunaalmaksete vahendus" alla. Kui vahendusest saadakse tulu, siis arvestatakse see hetkel miinusega.
Rahavoogude aruande koostatakse otsemeetodil vastavalt kontodele valitud rahavoogude aruande kontoklassile. Kui kontod on kontoplaanis seotud õige rahavoogude aruande kontoklassiga, kuvatakse automaatselt õiged aruanded.
Kui on soov mõnda tehingut detailsemalt kajastada, siis lisage soovitud rahavoogude aruande
kontoklassid ja seostage need kontodega.
Rahavoogude aruande koostamisel võetakse arvesse tehingud, kus on kasutatud korrespondeeruvate
kontodena rahakontosid.